Email这样写，谁都会赞

林玲

简介

在20世纪90年代，Email可以说是“时尚”的代名词，很容易想象一个人说“你有事儿就给我发个Email”时脸上那种得瑟的表情。不过随着计算机通信技术的迅猛发展和普及，Email早就摘掉了它那神秘的面纱，成为人们在日常工作和生活中运用得极为广泛的沟通工具。不管你是要在公司里进行上传下达的工作，还是朋友之间最普通的交流，抑或是要在网站上注册，都会用到Email。可以这么说，Email在职场人士的工作中起着越来越重要的作用，成为职场信息交流的主要沟通方式。

根据最近的一项调查，国内大约有187亿的人使用Email。而对企业来说，建立自己的企业网站，使用企业邮箱也是大势所趋。目前国内的企业网站有300多万个，企业邮箱的数量也在迅速飙升，但这个数量相对于我国的4000万的中小型企业来说，还有很大的成长空间。

目录

序

01不想用好Email的职员，不是好“司机”

关于Email，你所不知道的秘辛

把Email当作最好的“省时”工具

Email是终极大杀器

Email是最好的“呈堂证供”

你的专业形象，全靠Email

你知道自己的Email是什么“罩杯”吗？

02Boss不教你，Email也要有礼

打招呼是人际关系的第一步

“亲”来“亲”去，不是好习惯

滥用表情符号，亲密变轻佻

不要假设“对方一定知道”

不要在我面前说英文，OK？

及时回复是给对方最好的尊重

03不争馒头争创意，格式定要牢牢记

标题：给你的Email画龙点睛

写正文之前的“六连环”

结尾不只“问候”这一招

签名档越详尽越好

写作最有效的Email

Email看得雾煞煞，主要问题出在哪？

说好的附件呢？

常用Email收发软件速成班

写好商务Email，让客户变朋友

04做好邮箱“码头”的进出管制

建立垃圾邮件“防火墙”

给Email加个“保险箱”

邮件轰炸：我得罪谁了？

抄送也是有门道的

“密送”总是难免的

连锁信：转or不转，这是一个问题

工作邮箱vs私人邮箱

自动回复：让对方知道你为什么没回复

05别让邮箱的“风火轮”抛锚了

让别人读得进去你的Email

越级Email不是你想发，想发就能发

一种对象，一种写法

别把自己当成小说家

发送前，停顿1分钟

给上司发邮件不能没有分寸

有些工作别用Email讲

Email不是八卦大本营！

按下“回复全部”，才发现收件人里有“炸弹”

处理邮件要分轻重缓急

Email写得好不好，升迁大不同

求职Email也有“潜”规则

06挖掘“邮坑”里的宝藏

工作日记：我每天都做了什么？

Email内有乾坤——资料宝库

低成本推销：让“上帝”喜欢你的邮件营销

序

01不想用好Email的职员，不是好“司机”

关于Email，你所不知道的秘辛

把Email当作最好的“省时”工具

Email是终极大杀器

Email是最好的“呈堂证供”

你的专业形象，全靠Email

你知道自己的Email是什么“罩杯”吗？

02Boss不教你，Email也要有礼

打招呼是人际关系的第一步

“亲”来“亲”去，不是好习惯

滥用表情符号，亲密变轻佻

不要假设“对方一定知道”

不要在我面前说英文，OK？

及时回复是给对方最好的尊重

03不争馒头争创意，格式定要牢牢记

标题：给你的Email画龙点睛

写正文之前的“六连环”

结尾不只“问候”这一招

签名档越详尽越好

写作最有效的Email

Email看得雾煞煞，主要问题出在哪？

说好的附件呢？

常用Email收发软件速成班

写好商务Email，让客户变朋友

04做好邮箱“码头”的进出管制

建立垃圾邮件“防火墙”

给Email加个“保险箱”

邮件轰炸：我得罪谁了？

抄送也是有门道的

“密送”总是难免的

连锁信：转or不转，这是一个问题

工作邮箱vs私人邮箱

自动回复：让对方知道你为什么没回复

05别让邮箱的“风火轮”抛锚了

让别人读得进去你的Email

越级Email不是你想发，想发就能发

一种对象，一种写法

别把自己当成小说家

发送前，停顿1分钟

给上司发邮件不能没有分寸

有些工作别用Email讲

Email不是八卦大本营！

按下“回复全部”，才发现收件人里有“炸弹”

处理邮件要分轻重缓急

Email写得好不好，升迁大不同

求职Email也有“潜”规则

06挖掘“邮坑”里的宝藏

工作日记：我每天都做了什么？

Email内有乾坤——资料宝库

低成本推销：让“上帝”喜欢你的邮件营销

序

来人！把这个不懂Email的人给我“抓”起来！

在20世纪90年代，Email可以说是“时尚”的代名词，很容易想象一个人说“你有事儿就给我发个Email”时脸上那种得瑟的表情。不过随着计算机通信技术的迅猛发展和普及，Email早就摘掉了它那神秘的面纱，成为人们在日常工作和生活中运用得极为广泛的沟通工具。不管你是要在公司里进行上传下达的工作，还是朋友之间最普通的交流，抑或是要在网站上注册，都会用到Email。可以这么说，Email在职场人士的工作中起着越来越重要的作用，成为职场信息交流的主要沟通方式。

根据最近的一项调查，国内大约有1.87亿的人使用Email。而对企业来说，建立自己的企业网站，使用企业邮箱也是大势所趋。目前国内的企业网站有300多万个，企业邮箱的数量也在迅速飙升，但这个数量相对于我国的4000万的中小型企业来说，还有很大的成长空间。

相信不少朋友都跟我一样，每天一到单位的第一件事儿就是打开电子邮箱，收发邮件。我们完全可以认为，电子邮件改变了人们的工作方式。我有一位做HR（人力资源）的朋友，她每天大概要回复70多封邮件。以看一封邮件要2分钟来计算，光处理这些邮件就要耗去2个多小时。这也就是我们为什么要重视邮件使用的原因之一。

当然，任何事物都有两面性，电子邮件在给我们带来便利的同时，也会产生一些不良的影响。

因为电子邮箱使用起来十分便利，往往成为很多职场人士避免当面沟通的“挡箭牌”。对于一些上司来说，他们不好当面要求整个部门加班，所以写封电子邮件一发送就完事了，这样既不用看见别人的抱怨神色，又听不见那些不满的言论，甚至还有人用电子邮件来开除员工。对职员来说，有些人会忽略邮件的保密性，而在同事之间传一些公司八卦的邮件，殊不知邮件就是最佳的“呈堂证供”，这等于是给你的职业道路埋下了一颗“定时炸弹”。

另一方面，虽然每天都写Email，可你了解Email的规范写作格式吗？想要求职的你，给很多公司发Email投求职简历，为什么就是没有回音呢？Email总是时不时就“抛锚”，这时候该怎么办呢？除了我们所熟知的那些功能，Email还能用来做什么？

我写这本书的目的，就是让大家结合职场上的新“军规”来衡量Email的影响力，让你懂得写作、回复一封有礼、高效、真诚的Email。看完本书你若还对Email一知半解的话，我就要大吼：“来人！把这个不懂Email的人给我‘抓’起来！”

01不想用好Email的职员，不是好“司机”

在职场中千万不要小看Email的功能，简简单单的几句话里可能蕴含着耐人寻味的玄机。善用Email这个秘密法宝，当个职场达人没你想的那么难！

关于Email，你所不知道的秘辛

电子邮箱可以称得上是出现最早的网络交流工具，自从Email出现之后，现实中的邮局在人们生活中的实际应用就变得寥寥可数。现在如果你在大街上随便抓着一个90后问他寄信的时候要贴多少钱的邮票，恐怕十个有八个都会摆出一脸茫然的样子。随着网络技术的不断发展，为人们提供电子邮箱服务的网站也不断增加，如Gmail、Hotmail、新浪邮箱、网易邮箱等。

步入职场之后，大部分人每天都会花一定时间在写作邮件、阅读邮件和回复邮件上。要让你说出电子邮件有什么优点，你肯定会将焦点集中在便捷、迅速、靠谱上。也正是这些特性，让电子邮件成为职场中最常用的沟通方式，承担着职场中业务交流、人际往来、人事变迁等重要事务。

电子邮件相对于过去的邮递信件，自然是科技的进步，但科技的进步解决不了职场中人与人之间的矛盾和冲突。说到底，邮件文化其实就是人与人之间的社交文化。想要利用好邮件，减少因为邮件而带来的麻烦，从根本上说是要提高人际交往的技巧，提高人与人之间的信任度，改善职场中的人际关系。

电子邮件在职场中盛行，不论是国企、外企还是私企，这种多元化的背景更提升了电子邮件本身的复杂性。一群在职场上打拼的、来自五湖四海的人，为了“五斗米”不得不操着各个国家的语言来进行沟通。有些人习惯写短小的邮件，有些人喜欢在邮件中长篇大论，更有些人单方面讲究沟通技巧，而忽略了沟通的真正目的……这些都是直接导致职场人士在邮件文化中“折腰”的原因。

目前，很多企业都采用分区式办公，在全国各地，甚至是全世界的各个角落，都有分公司。这也就意味着，职场人士随时都要作好准备，跟陌生的同事、陌生的客户用Email来沟通。缺少了面对面交流的礼貌约束，人们在邮件中更容易表露出自己的真实情绪和观点。再加上抄送、暗送、转发电子邮件等功能，使用Email风险也就更大了。

Email所带来的交流成本的降低，对企业全球化的进程起了很大的推动作用。但电子邮件有一个特殊之处，就是收邮件的人很被动。这跟电话沟通不一样的地方是，电话必须要对方愿意接听才可以传达内容，而电子邮件的收件者，只能被动接受，无法拒绝，也无法预测邮件的内容。这也在一定程度上造成了“邮件轰炸”带来的麻烦。再者，网络安全也是Email使用的隐患，由于来历不明的电子邮件而“中招”导致电脑存档丢失的“倒霉”白领不在少数。这就要求职场人士在学会如何写一封恰如其分的电子邮件的同时，还要学会如何给自己的邮箱竖一道防火墙，让每个人可以保护自己的邮件不遭人“偷窥”、不遭人“陷害”。

在职场中，千万不要小看Email，简简单单的几句话里可能蕴含着耐人寻味的玄机。若想打好职场这场仗，就一定要将邮件中蕴含着的规则钻研透彻。善用Email这个秘密法宝，当个职场达人没你想象的那么难！

把Email当作最好的“省时”工具

电子邮件是个好东西，它为我们日常工作生活提供了极大的便利，但如果你每天收到上百封的邮件，塞爆你的邮箱，让你花费大量的时间去处理这些邮件，你还会这么想吗？

一位从事出版的朋友曾经这样描述自己黄金周长假归来的场景：“长假回来的第一天，赫然发现自己的邮箱中躺着628封邮件，其中未读邮件占了239条。再看看当天的工作安排，一共需要参加4个会议，会开完已经下午4点了，这些邮件也就只能等到4点之后再处理。突然想起来，节前有一封重要的邮件需要马上处理，开会的时候也要用到那封邮件里的资料，但是翻了老半天也翻不到，同事却已经在旁边催着作会议准备了。”

这种场景相信很多办公一族都有深刻的体会。本来电子邮件是用来省事儿的，结果却往往会因此而误事儿。

学会清理你的邮箱

让我们来仔细算一笔账：如果我们每天收到50封邮件，发送20封邮件（通常一个有3年职场经历的人都会积累到这个邮件收发数量），也就是说我们每天一共会处理70封邮件。每年的工作天数大概有240天，这也意味着每年要处理16800封邮件。

每天处理70封邮件，按照每封2分钟时间来算，要花140分钟。现在，将16800封邮件乘以2分钟，也就是说我们每年花在处理邮件的时间有33600分钟，相当于560个小时。每天的工作时间有8小时，等于每年要花70天的时间来收发邮件，几乎等同于4个月的工作日！仔细琢磨琢磨那些你收到没有重点、拐弯抹角、又臭又长的邮件吧，如果说我们要花1/3的时间在这些废话连篇的邮件上，那么在我们的职业生涯中，每年至少会浪费1个月的时间在毫无意义的事情上面。

电子邮件是最适合传递那些单纯利用文字就能够完整表达意思的信息了，虽然电子邮件方便了职场中人与人的沟通，但同时也耗费了我们的时间。处理不必要的电子邮件会让职场一族们无法专心于眼前的工作，还分分钟产生更多的额外工作。

你需要处理掉以下邮件

1. 那些絮絮叨叨、没有重点、需要你从大量的信息中归纳中心思想的邮件；

2. 那些跟你没有直接关系但偏偏要转发给你的邮件；

3. 跟你有间接关系，但你不确定要如何回复的邮件（十分消耗时间）；

4. 没有明确表示要让你做什么的邮件（无意义的邮件）；

5. 不适合用电子邮件来传递内容，适合采用直接沟通的交流方式的邮件。

怎样发邮件最得心应手

高效地利用电子邮件，可以给我们节省大量时间。这些技巧都包含在收发邮件的过程当中，利用电子邮件的优点，绕开那些浪费时间的陷阱，电子邮件就会成为你工作中最得心应手的工具。

减少发邮件的数量

发得少就收得少，这个道理再简单不过。通常我们每发出5封邮件，至少有3封是需要别人回复的。这也就是说，我们发出去的邮件，有一半以上需要我们在之后重新处理。因此，你应该在决定发邮件之前，先问问自己在这场邮件“混战”中扮演了什么角色？问问自己对方是否真的需要这封邮件？

不发不必要的邮件

很多职场人士发邮件，是因为他们觉得上司或同事可能需要通过电子邮件来了解某方面的讯息，但很多人忙起来根本就没时间阅读这样的邮件，还有可能给人家的邮箱添乱。你要知道的是，每一封发出去的邮件，都应该跟不同职位人士的不同工作需求相符合。若是发送那些可有可无的邮件，反而会引起他人的反感。

少发感谢性质的邮件

我们都想让自己看起来更有素养、更有礼貌一些，但是目前感谢性质的邮件已经成为职场人士收件箱邮件数量增加的罪魁祸首。试着回想一下，你是否曾经在专心致志地与别人讨论工作内容的时候，手机提示“叮”的一声，掏出来一看，才发现是别人发给你的一封感谢信。你无奈地笑笑，转回头却忘了自己刚才讲到哪儿了。

不转不必要的邮件

听到新消息的时候我们都会产生传播的欲望，但在大多数情况下，你有这种想法，别人也会有，同样的信息会被你的很多同事转发。因此在转发邮件之前，最好先想想，别人是否已经先你一步做了你正在做的事。

拒绝内容不完整的邮件

在盛行WiFi[WiFi是一种可以将个人电脑、手持设计（如PDA、手机）等终端以无线方式互相连接的技术。——编者注]的时代，很多拥有智能手机的人都喜欢针对同一封邮件回复好几次。比如有时候你在车上，不方便回复，就会简单地打“知道了，但是有一些……”几个字，顺手就发出去了。之后，等你回到公司，还会写一封更为详细的邮件来回复。这种断断续续的邮件会让收件人在看邮件的时候很心烦，因为人家还得花时间将两封信结合在一起阅读。

不发可以在网上找到信息的邮件

过去信息获取的渠道比较单一，在得到了有用的信息之后分享给同事，这是可以理解的。但现在，很多信息都可以直接搜索到，因此，在发送诸如此类的信息邮件之前，先问问自己：对方会认真地看你发送的内容，还是宁愿自己去网上搜索？若答案是后者，那么就不要发。

怎样高效地处理接收到的邮件

有选择地发送邮件之后，当然就要做到高效地处理收到的邮件了。想要做到这件事，需要注意两方面：领会电子邮件传达给你的信息、决定如何回复。

步骤1 领会电子邮件传达给你的信息

不管在什么时候看什么内容，要在最短的时间内领会如下元素：

1. 发件人是直接还是间接发给你的；

2. 发件人是否在邮件中表达期望你答复的意愿；

3. 邮件内容主旨是否清晰；

4. 信息跟你是否相关。

值得一提的是，要注意邮件内容是不是要求你做多件事情，判断这封邮件是否值得你花费时间来明确对方想要表达的主题。若有以下的内容，则此类邮件无需理会，比如说：

1. 发件人所要表达的信息内容模棱两可、模糊不清，没一句话在主题上。邮件内容用词虚浮，让人混淆，不明其意；

2. 邮件内容跟你的工作职责没有直接联系或者是相冲突；

3. 来历不明的抄送信息；

4. 有一些信息已经被重复发送过很多次，还继续被发送到你这里；已经解决过的问题，再次发邮件询问。

遇到以上这几种情况，都应该将处理邮件的时间压缩到最少，因为这些目的不明的邮件会让你浪费大量的时间。

步骤2 决定采取何种回应措施

在了解了邮件内容之后，就应该找到最有效的邮件处理方式。以下做法可以参考一下：

选择合适的平台进行沟通，比如会议、电话等。

对多人反复咨询的问题给予回应，不用群发邮件，可以采用资源共享等方式。

对那些连话都说不清楚又希望你替他干点什么的邮件，可以不用回复。

对那些模糊不清的内容直接用最简单、直接的方式回复，比如“你想让我做什么”或者“你什么时候可以完成项目”。

一旦邮件沟通的过程发生障碍，就立刻拿起电话跟对方直接交流。只希望通过文字来解决问题有可能会越来越乱，甚至加剧矛盾。

步骤3 用专业的工作态度来处理问题

在你处理邮件的过程当中最重要的一点，就是要用专业的工作态度来面对。客观地评判自己所收到的邮件，调整自己的思路，清晰地回应。不要在情绪化的时候对邮件进行回复，这有可能给你带来不良的后果。

总而言之，只有清楚自己该发什么样的Email，不必要发什么样的Email，该处理什么样的Email，忽略什么样的Email，才能最大限度地节省你花费在电子邮件上的时间。

Email是终极大杀器

自从网络诞生以来，人们在得到越来越多便利的同时，也承受着其带来的越来越猛烈的冲击。公司内部的邮件通讯录，很容易查到单位的组织结构，上司是谁，上司的老板是谁，同事又是谁，谁跟谁是什么部门……漏发一个邮件，或错转了一个邮件，都有可能引发连锁反应。“电子邮件”就仿佛是一颗“定时炸弹”，随时会引爆危机。

上海某外企员工小李，就因为一封电子邮件而被公司辞退。

J公司是一家中外合资经营企业，公司规定，内部员工在劳资双方互相选择的基础上，每年的年末会进行一次劳动合同的续签。到了续签劳动合同的时间，作为人力资源部专员的小李，按照公司的历来做法，将相关的“续签合同意见表”发到了部门经理的邮箱（公司规定，是否续签合同需要经过部门经理的同意，同意之后，由员工填写申请表，最后才是部门总监审核通过）。

然而，部门总监在收到最后的确认邮件时相当恼火，他表示自己在一个月前就给小李发了一封邮件，要求今年的意见表先传送给他，经由他与部门经理商讨之后，再下发员工申请表。公司在今年本无意与几名员工续签合同，但现如今不得不续签。部门总监将这笔账算到了小李的头上，认为是他的工作失误。而小李坚称自己没有收到过这个邮件，最后小李被公司以“给公司造成名誉和经济损失”为由，解除了劳动关系。

在这个案子中，小李也想不到，错发一封邮件会给自己带来这么大麻烦，愣是让自己被“炒鱿鱼”。现实是，大多数人在遇到这种情况的时候，邮件成了最好的“责任推卸器”，

这种“邮件大战”有害而无益，最佳的解决方式无非是由大领导直接出面，指出责任人来平息事态。

虽然企业都希望最大限度地避免这种“踢皮球”的现象，然而现实是，企业内部分工越细致，在产生突发情况的时候各个部门负责人的应对灵活性也就相对越低。在这种情形下，最常出现的画面就是大家纷纷在邮件中卖弄技巧，把转来转去的邮件串成了一支“冰糖葫芦”。

为了确保电子邮件不会成为你工作中的大杀器，需要注意以下几点：

第一，电子邮件仅仅是一种交流工具，并不是非它不可，如果可以通过别的方式来沟通，或许有一番新景象，不妨尝试下会议沟通、电话沟通或是纸质沟通。

第二，自己需要明确什么时候检查邮件，隔多长时间检查邮箱。邮件一多，肯定就会有遗忘的情况，而这些被遗忘的邮件，很可能是非常重要的讯息。你可以给自己设置定时查阅往日邮件的消息提醒，删除那些已经解决了的邮件。

第三，标注那些已经阅读过但尚未处理的电子邮件。阅读完一封邮件，可以将已经阅读但没有解决的邮件单独建立一个邮件文件夹，这就好比将你准备要付但还没有付的信用卡账单收集起来，一笔一笔解决。给你尚未处理的邮件创建一个目录吧，这是有必要的。

即使你记性很好，在事务繁忙的情况下，偶尔也会遗忘一两件事情。而采用以上步骤可以尽可能地让你避免出现这些问题，让你更关注那些有价值的工作。

Email是最好的“呈堂证供”

人们喜欢使用网络，在那个虚拟的世界里可以畅所欲言，即便是把牛皮吹到天上去也不会有人找你麻烦。但电子邮件作为网络办公的重要应用，在使用上却要求严格规范化。在一些企业，邮件除了作为主要的交流工具，发挥提升工作效率、分享共同资源之外，还被冠上了“呈堂证供”这个功用。

邮件是最好的证据

我以前在一家图书公司工作的时候，有一次去跟代理商开会。人家一见到我，劈头就抱怨我们单位自说自话，根本不管营销方面的事。这个抱怨让我很惊讶，因为我们每次在决定签版权书之后，都会给相关的图书代理发送我们的策划方案，然后根据他们的反馈来进行修改，最后才会确定方案。当然，这中间的环节靠的都是电子邮件来沟通。

“我们一天到晚都在外面和各个图书单位打交道，很少会有看邮件的时间，但每次跟你们公司的人见面，总是让我们查邮件，怎么就不能当面说呢？”他对这件事情十分不满。我自然知道这是“为什么”，出版这个行业，其实也是有一定风险的，我们需要用文字性的记录来为自己备档，也就是说，我们需要邮件这个“呈堂证供”。

直接跟代理商沟通是最简便、最有效的沟通方式。但问题是，口说无凭，在跟公司汇报目前的代理进度时，公司怎么判断这是我的主观意见，还是代理商的真实反馈。在这方面吃过好几次苦头的人（比如我）都会知道，若是没有记录在案的文字，对方可能会改变主意或者不承认，甚至索性说自己忘了。这个时候，只有将电子邮件内容亮出来，作为“呈堂证供”，才可以顺利地把事情推展下去。

随着网络信息化的高速发展，电子邮件已经成为办公一族的主要沟通工具。都说人与人之间最重要的就是信任，但事实是人与人之间最难办到的也是信任。电子文档在现实工作中已经可以作为凭证使用，就连法律条文也把其补充进了电子类的证据种类。

很显然，将电子邮件当成“呈堂证供”来看，大家心里都是打着小算盘的。等到别人改变主意或者死不认账的时候，可以将电子邮件掏出来证明自个儿的清白。这是十分微妙的，有时明明是两三句话就可以获得的信息，宁可打开邮箱敲字也不愿拿起电话直接沟通。甚至明明知道他人的真实想法，若是对方不发邮件，也就假装不知道。这就从根本上偏离了使用电子邮件来进行沟通的初衷。

电话沟通时怎么获得书面凭证？

我们无法改变别人在沟通方式上的选择，也无法说服自己完全信任他人，但至少可以变得更为灵活一些。就比如我在上文提到的图书代理的事，当我已经知道对方没有时间阅读邮件或者没有使用邮件的习惯时，就会在邮件发出去之后，跟对方进行口头的沟通，告知他邮件的内容，同时请对方在他方便的时候，配合一下我这边的工作，哪怕就回简短的几个字来表明他的态度和立场也可以。

若你真的碰到大忙人，也不要傻里傻气地守株待兔。在给对方打过电话之后，自己再整理一封邮件，将刚才谈话内容记录下来，发到对方的邮箱请对方确认。在谈话当中就要提及这封邮件，跟对方确认答复的时间。有了这样有诚意的电话沟通，再加上周到的邮件服务，即便对方已经忙得四脚朝天了，也不好意思拒绝配合你的工作。

你的专业形象，全靠Email

在一家外企工作了两年，小张突然被公司解雇了。直属上司很客气地跟他解释说：“你也知道现在的市场不太景气，只能裁员了。不是你的能力有问题，是公司养不起太多员工。”被炒鱿鱼之后，小张在私底下约几个关系比较好的同事喝酒，有位公司的老员工语重心长地跟他说：“以后多注意细节，找到新工作，低调一点。多注意你的电子邮件，写邮件认真一点，就事论事，不要在邮件里跟客户谈其他事情。”

听完这个话，小张的脑子才“叮”一声醒悟过来。他自认为自己工作是很有效率的，能够在工作时间内完成的事情绝不加班。但因为喜欢休闲活动，常常动不动就在公司内部或者给客户发邮件时，呼朋引伴，找人结伴出游。这样长时间下来，给客户那边留下了“不务正业”的印象，连带损害了公司形象。公司考虑到这件事，加上怕他这种“不专业”的态度会影响到其他同事，干脆就趁着裁员大潮，把这尊“大神”请出了公司。

这就是电子邮件带来的“形象分数”，在职场上，每个人都贴着“标签”，这个标签可以告诉别人你的价值和功能。很不幸的，电子邮件给小张带来的，就是在别人眼中“工作随便就好，玩乐比较重要”的标签。

现如今，形象包装已经不仅仅是明星才会干的事儿了，一般职场人士对形象的要求也随之提高。一个专业的形象可以提升一个人的自信，对个人的事业发展、升职加薪都起着至关重要的作用。而专业的形象，不仅仅是靠着几件搭配合宜的衣服就可以建立起来的，更多时候体现在细节中，电子邮件就是其中重要的一环。

有句话说得很有意思：“很多人之所以能够成功，是因为他们看上去像是成功人士。”想要最终戴上成功人士的“高帽”，或者至少披上专业人士的“围巾”，都应该花一点心思来为自己打造一个有魅力的职场形象。若是整天漫不经心，做事随便，谁还会将你当盘“好菜”呢？或许，不是职场上的每个人都想要出人头地，但明哲保身也是最基本的处世之道，这其中最关键的一条就是，别让你的“休闲形象”大于“专业形象”。毕竟，企业给你支付薪水，买的是你的专业和努力，而不是聘请你来当“康乐股长”。在号召客户和同仁玩乐之前，先让别人肯定你的专业，才不会莫名其妙地砸了饭碗。

电子邮件虽然看起来没有商务信函那么正式，但在写作语言上也不能显得很随便。电子邮件虽然可以让你更快捷、更有效地联系到客户，但客户和生意伙伴却未必会接受那种随随便便的联络方式。一份标准的Email不仅可以反映出职场人的专业素质，也代表了企业的专业形象。而要写一份专业的电子邮件，只需要记住两个基本原则：有礼貌，讲重点。

问候绝对不可少

邮件内容从问候语开始是非常重要的，例如“Hi，Mr. ××”，或者“你好，××先生”等。根据你跟收件人的亲近关系，尽可能使用对方的姓氏，而不是直呼其名。

感谢收件人

若你的邮件是在回复客户的咨询，应该以感谢作为开头。比如，有客户想要了解你公司的产品，你就可以说：“感谢您对本公司的关注。”若是对方已经回复过你的邮件，那一定要说：“谢谢您的回复。”这样在礼节上也会更周到。

直接表明你的意图

若是你主动写邮件给对方，那就不用什么感谢词了。可以在简单的问候之后，直接说你写这封邮件的目的。在电子邮件的开头就说清楚你的来意，这样才能更好地让对方理解你邮件的主要内容。确保邮件内容紧凑，并且一直围绕主题陈述，不要在邮件中添加无关紧要的信息，尤其是在跟对方还不是那么熟的情况下，很容易被人误认为是“轻浮”、“攀关系”。

礼貌性的结束语

在邮件结束之前，可以再次感谢收信人并且加上一些礼貌性的用语来收尾。比如“谢谢您的耐心阅读”、“有什么疑问可以随时与我联系”等，最后附上你的名字。在邮件最后还要留下自己的联系方式，包括你的名字，部门、公司全称，电话和传真号码，以及电子邮箱地址。

当然，在发送邮件之前，最好是再通读一遍邮件的内容，并且检查其中是否掺杂着“不专业”信息，你必须保证你发出的是一封真正“好形象”的邮件。

你知道自己的Email是什么“罩杯”吗？

一项关于邮箱使用类型的网络调查显示，使用自己申请的免费个人邮箱占52.2%，是大家最经常使用的邮箱类型；其次是企业提供的电子邮箱，比例占到了38.7%；个人收费邮箱所占的比例最小，为9.1%。

各种类型的邮箱有什么区别？

在了解个人邮箱与企业邮箱的区别之前，我们先来明确它们的定义。个人邮箱就是自己独立申请的邮箱，在密码、使用和隐私方面完全个人化，相对来说自由度高一些。企业邮箱，指的是由企业统一开通的，以不同的姓名加上固定的域名后缀的邮箱，根据需要，企业可以删除和关闭这些邮箱。

再来看个人邮箱和企业邮箱的区别，个人邮箱只作为一般的交流使用较多，而企业邮箱当然是为工作而使用的。企业邮箱是为了克服职员的流动、离职等因素影响，便于企业对邮箱进行整合，将公司的业务保持并延续下来。这两者之间在使用方式上没有太大的区别，但在性质上的分野却是再明显不过了。

个人收费电子邮箱，则是以门户网站的个性化网址来设置的，比如各大门户网站的vip收费电子邮箱。它把一般大众作为主要客户群体，在价格上比较低廉，申请的过程也比较简单。个人收费邮箱的域名都比较简短好记，在收件的收发功能里增加了娱乐、查询等项目，页面的设计也更个性化。对服务水平要求比较高的个人用户通常会选择个人收费邮箱。

而企业邮箱，其实是在2001年才开始出现。它和个人收费邮箱最大的区别就在于，企业邮箱是以企业的域名作为后缀的，并且企业的网管可以直接管理本企业所有的电子邮箱，而不用依赖服务商。

不同的场合，请选择不同的邮箱

说到这儿，你是否很清楚个人邮箱和企业邮箱的区别，懂得按照邮件内容选择适合的邮箱？或许你的答案是肯定的，但事实上，职场中很多人都会习惯性地混淆个人邮箱和企业邮箱。

试着想想，你是否也曾经有过这样的经历：在无意识的情况下，将某些关于自己私人生活的注册信息与企业邮箱绑定。随之而来的，是你在某个团购网站上定制的定期促销信息、一到月底就会准时发送的信用卡对账单、经常联系或好久不见的朋友间的问候信函，通通塞满了你的工作邮箱。

忙碌的早晨，当你吃完早餐，坐在椅子上打开自己的企业邮箱，里面不仅满满地塞着今天的会议通知、工作任务、客户信函，还有一大堆的广告邮件、个人邮件等“垃圾”。不好意思，我在这里将个人邮件等同于垃圾邮件，虽然两者对你的意义完全不一样，但在工作上，这两者的性质是一致的——干扰你的正常事务。

从我个人的一些经验来看，这些邮件即便你当下没有花时间去认真阅读，也同样占用了你一定的工作时间去辨别和处理它们。当你的邮箱容量暴增，达到了一定的临界点，这也就意味着有可能新发送的邮件进不来，或是之前收到的重要邮件被自动删除了。不管是前者还是后者，我想你应该都不乐意看到这种情形发生吧。

企业邮箱的最终使命，就是让企业能够对职员的信息往来进行便捷的管理。若是你有一天离职了、休假了或者升迁了，原来使用的邮箱有可能被其他的同事打开。即便你还在职，也不能保证你在企业邮箱里收到的每一封邮件都是足够隐秘的。相信大多数人还是跟我一样，并不希望自己的个人信息被别人阅读，也不希望自己跟朋友之间说的那些私事被别人知晓……基于以上的种种，希望职场人士可以意识到，在邮箱的使用上，要将个人邮箱和企业邮箱在使用中划分出楚河汉界来，千万不要图一时的方便，妄图让自己的邮箱发挥“一剑平天下”的功能。因为接踵而来的，可能就是各种各样的长期“不便”。

02Boss不教你，Email也要有礼

养成良好的邮件习惯，会让别人觉得你是尊重对方的，这样也能给别人留下一个好印象。这样的好印象对你未来的职业发展有益无害。

打招呼是人际关系的第一步

看到一篇微博，说“打招呼是人际关系的第一步”，仔细琢磨还真是那么回事儿。不管是在日常的职场生活，还是在邮件的书写上，都免不了先打招呼。而如何称呼对方，看似简单，实则不然。

小孙是某咨询公司的培训师。一次他与公司的另外一名同事去上海出差，在客户的公司做了一天的调研之后，由当地的区域经理负责接待。当天晚上几人几杯啤酒下肚，就开始称兄道弟，气氛一片和谐。

回公司不久，小孙就按照之前谈妥的一些事项，给对方的负责人写了一封关于项目具体内容的邮件。因为在那天的饭局上得知对方的负责人比自己小几岁，因此在邮件开头的称呼上，小孙就使用了“小李”这样的字眼。李经理回复了他的邮件，但在结尾很不客气地写道：“孙先生，我要提醒你一句，即便是你的老板跟我发邮件，也会称我一声‘李经理’，我不希望下次再看到你对我的这种称呼。”看到对方的这封邮件，小孙脸上青一阵白一阵，叹了口气，开始反省自己在称呼上的“草率行为”。

现代职场“以能力为先”的机制早就打破了过去那种传统的按资排辈，“年轻老板”和“年长员工”在职场上并不少见，尤其在商业往来之间，“倚老卖老”并不明智。不论是对上司还是对客户，给出一个合适的称呼并不是随便的事儿。可以毫不夸张地说，称呼可以成就一个人，也可以断了一个人的前程。

职场中的人际交往离不开邮件往来，若是将邮件里的文字看成一支浩浩荡荡的大军，那么称呼就是这支大军里的先锋，没见有谁写邮件不加称呼就直接说话的。但仅仅有称呼也不行，还得看你的称呼适不适合。通常人们对别人给自己的称呼，都是比较敏感的，尤其是刚认识不久的人，这在某种程度上影响着你和对方来往的成败。那么，我们究竟要如何塑造好称呼这个“先锋队员”呢？

避免张冠李戴

在职场的人际交往中，尤其是在接触次数不多、时间又比较短的情况下，很容易将对方的姓名搞错。这样的差错出现在邮件开头的称呼中，不仅让人尴尬，显得你没有礼貌，还会影响到跟他人的交际效果。这就要求职场人士要从心底里意识到这个问题的严重性，及时跟对方交换名片，以加深印象。

不知道如何称呼，先称“老师”

不管是刚进一家单位，还是刚接触一个客户，在不知道如何定位对方的身份、又需要邮件与对方进行沟通的情况下，可以先称呼对方“老师”。正所谓“三人行，必有我师焉”，叫声“老师”是最安全的牌。但要注意的是，不要轻易对一些年轻人称呼“老师”，这样可能不会让他感觉到被“尊重”，反而会让对方因为无法承受这个称呼而心生嫌隙。

知晓对方的职务，以职称为后缀

企业内部员工之间的称呼是企业文化的一种体现，一家企业内部员工之间用什么样的称呼，跟企业管理者的风格有很大的关系。在明确了交往方的职务之后，若是彼此不够熟悉，还是根据对方的职务来称呼比较好，比如“李主任”、“王经理”、“陈总监”等。

不要贸然称人“小×”

在称呼某人的时候，在对方姓氏的前面加上一个“小”字，看似亲密，其实对方未必会这么觉得，因为不同的对象对此会有不同的理解。在小孙的客户看来，这就是一种不尊重。大部分人可能只会接受两种人称呼自己为“小×”，一种是他尊敬的长辈，还有一种是值得学习的前辈。若是自认为不是对方的这两种人，还是不要贸然喊“小×”。

在有些企业，同事之间在私下会反着年纪来彼此称呼，比如说年长者叫年轻人为“老刘”、“老张”，而年轻人则叫年长者为“小李”、“小艾”。据说这么叫可以让年轻人显得成熟稳重，让年长者显得年轻活力。这种带有一定调侃和幽默味道的称呼，在刚认识不久的人身上一定要谨慎使用。

亲昵的叫法，能少则少

有些人喜欢在公司里玩“哥哥姐姐一家人”，同事之间互用昵称。这种过分亲昵的叫法，一则容易让不明白的人误会，二则也会显得比较轻浮。尤其是在制度比较严谨的公司，这种称呼还是比较忌讳的。即便是在邮件中，也要注意分寸，不要乱叫一气。

人在职场，称呼会随着环境和职位的变化而发生变化，在邮件的开头就要用恰如其分的称呼给人一个好印象。“不学礼，无以立”，职场中的礼貌，不妨从Email的称呼开始吧。

“亲”来“亲”去，不是好习惯

职场邮件要“亲密有间”

最近Sandy公司人事部门要对新进的员工进行评估和打分，以决定哪些人最终可以转正。Sandy是新进的财务助理，性格活泼开朗，刚进公司不到一个星期就已经跟上上下下的同事打成了一片。但Sandy有个毛病，就是太过不拘小节。

比如进别人的办公室之前会忘记敲门，别人在忙碌的时候她会刚好去找人聊天，最明显的就是在电子邮件中，经常以“宝贝”、“亲”、“darling”等称呼同事。邮件内容也比较随性，除了正常的工作交流，还会加一些交浅言深的话，让同事回也不是、不回也不是。行政部的女同事对这位财务助理有些意见，觉得她做事太过不讲究，邮件内容太亲密，让人很不舒服。但其中最有意见的要数市场部了，他们跟财务部门的来往最为密切，因此接触Sandy的机会也比较多。每次Sandy一到他们部门都会有说不完的话，要么就是在发邮件的时候顺便写两句别人的私事，搞得大家尴尬无比。

办公室里总是有这么一种人，当你还在绞尽脑汁为自己如何打进同事圈而烦恼的时候，对方却可以不费吹灰之力就与大家打成一片。对这种人来说，什么不自在、羞涩、陌生根本就是浮云。不论来者何人，只要他想要结交，他都能轻松打破僵局，与对方熟络起来。这就是传说中的“自来熟”，这种特性在某种程度上可以帮助他们在职场上打开交际局面，但往往也容易因为拿捏不好分寸而惹人反感。

对于办公一族来说，当你给别人发一封邮件的时候，可能并不会太过在意邮件中使用的称呼，认为相对邮件的内容来说，这些都是“点缀”，不用过于操心。然而，在职场上，需要的不是“亲密无间”，反而是“亲密有间”。

“自来熟”发邮件怎么掌握分寸？

从表面上看，性格外向开朗、习惯性“自来熟”的人在职场人际交往过程中，的确要比内向的人更有优势，以至于有些人明明不是“自来熟”的性格却强迫自己摆出那种样子，想要通过这种方式拉近距离，迅速融入团队，让大家接受自己。而事实上，未必所有人都喜欢这种“自来熟”的行为，职场的处世原则应该是恰如其分地掌握好人与人之间的关系和距离，既不陌生拘谨，又不随便轻浮，这样才能帮助你赢得同事的好感。

在写邮件之前，试着将你在企业内部交往的人进行一次划分，给不同人设定不同的邮件分组，这样一来，与相应的邮件书写方式也就呼之欲出了。若没有摆对自己的位置，跟谁都“熟”，很容易就会出现问题。一旦你的邮件内容超过界限，轻则会让别人感觉不适，重则会让对方产生厌恶的情绪。

这时可能有人要问了，在工作邮件中的用语是职场人士经常会纠结的问题，既想让我的邮件被对方看得舒服，又要避免被对方误解为“套关系”，到底该注意哪些细节？记住别犯如下的几个错误：

1.不熟悉的人不要直呼其名，也不要逮着谁就叫“亲爱的”、“dear”、“宝贝”等。

2.别随便给人起绰号，更不能在邮件中开一些自认为无伤大雅的玩笑。

3.不要在邮件中过分关心别人的私事，也别将自己的私事随便告诉别人。

4.不要在工作内容之外，加入对对方衣着、容貌、身材等的评价。

所以说，若你是个天生缺乏“自来熟”基因的人，那么宁可在日常的人际交往以及邮件的书写上谨慎一些，也不要轻易表现出“自来熟”的姿态，徒惹风波。

滥用表情符号，亲密变轻佻

作为北京某室内设计公司的行政人员，小刘经常在工作中会使用电子邮件。因为是年轻人，她很喜欢在邮件或者短信聊天的过程中使用表情符号，觉得只要一个符号就可以充分表现出自己当下的心情，再形象不过。

然而在某次与上司讨论工作之后，上司把她留了下来，特地讲了关于邮件中滥用表情符号的问题：“我不清楚你是否对所有人发邮件都会加入表情符号，但对某些人来说，使用表情符号看起来很不专业，就像是你穿着家居服去参加商业聚会。对我还没关系，但如果是跟客户这么写邮件，难保对方会认为咱们连电子邮件都写得不认真，又怎么能做好生意呢？”

小刘很惊讶，只是一个表情符号而已，有那么严重吗？上司接着告诉她：“对那些关系比较好的同事可以斟酌使用，但如果你一直使用表情符号，而对方没有用，那他就有可能是在告诉你：你唐突了！”

某大型电子邮件服务提供商在调查了一万名受访者之后，统计发现，有接近91%的人都曾经在电子邮件中使用过表情符号或其他特殊的字符来表达自己的情绪。当我们的世界随着网络技术的发展而变得越来越小的时候，工作和生活中的一切都仿佛可以用数字和符号来代替了。若你在Email中发现“你好：）”这样的内容，千万不要认为这是发件人的一时手误，随便多敲了几个符号上去，也别土兮兮地认为这是邮件病毒。只要你的头稍微往左侧一看，就会发现“：）”其实是一张笑脸，这是年轻人经常使用的表情符号。

表情符号是随着网络文化的发展而带来的。在文章当中适当地加入表情符号可以让文章变得更生动形象，聊天的时候使用表情符号也会让交流过程更为亲昵随意，有时候表情符号会比文字更能完整地传达出你的意思。但这种工具使用在职场中的电子邮件时，掌握不好分寸往往会适得其反。

我们经常会看到一些电子邮件中滥用了很多符号，不仅包括表情符号，还包括感叹号的使用。如果真的想要强调某件事情，最好在遣词用句上特别强调，而不应使用过多不必要的表情符号和感叹号。因为这些表情符号不仅难以辨认，而且即便是对它稍有“涉猎”的人有时候也很难明白它模棱两可的意思，一不小心表错情很可能就徒增麻烦。不是只有错别字才可能让对方抓狂，一个一个分散着的没有逻辑关系的表情符号，也会让读邮件的人十分抓狂。此类邮件常常没有办法完整地表达出自己的幽默或者善意，而可能让阅读者的不耐烦被无限制地放大。

虽然建议大家不要轻易使用表情符号写邮件，但作为收件人，我们有必要了解一下常用表情符号的意思，以免在看到类似邮件内容的时候一头雾水。

表情符号使用的是“象形文字”的概念，以状似人的符号表情来表示实际表情。因此通常表情符号是由三部分组成的：眼睛、鼻子、嘴巴，如“：）”就是表示笑脸。以下是一些经常使用的表情符号：

字符表情含义

:-）smiley face 笑脸

;-）wink （light sarcasm） 调皮地笑

:-｜indifference 漠不关心

:-> devilish grin （heavy sarcasm） 邪恶地笑

8-）eyeglasses 戴眼镜的人

:-D shock or surprise 惊讶

:-/ perplexed 困惑

:-（ frown （anger or displeasure） 皱眉 （郁闷或不开心）

:-P wry smile 鬼脸

;-} leer 斜眼看人

:-Q smoker 吸烟的人

:-e disappointment 对人失望

:-@ scream 尖叫

:-O yell 大喊大叫

:-* drunk 醉酒

:-{} wears lipstick 擦口红的人

像表中所列举的这种象形的表情符号，越来越多的人接受和使用，只要稍微动点心思就能明白其中的意思。因此，若是看到不明所以的符号，只要多琢磨琢磨，你大致就会了解它所代表的意思。

不要假设“对方一定知道”

职场人士都清楚，当你给别人打电话的时候，第一个需要做的事情就是自报家门，先讲清楚你是哪个单位的、叫什么、你想找谁、有什么事情。但在发邮件的时候，很多人却不会将这个习惯带过去，总是认为“对方应该知道”，而不懂得自报家门。

发邮件前要“自报家门”

小陈是某证券公司的投资助理，在一次投资会议结束之后，他给客户发了一封邮件。大意是：您认为我们之前讨论的问题还有什么需要修正的东西？客户看到这封邮件，疑惑不解。第一，“我们”，是我和谁？第二，讨论的问题，讨论的什么问题？在什么地方讨论的？达到了什么样的共识？

自然，这封邮件没有得到回复。两天之后，小陈又给客户发了一封邮件：您好，请问我之前给您发的邮件您收到了吗？打开这封邮件，客户也许会十分恼火：你是谁都不说清楚，我怎么给你答复？于是给小陈回了一封邮件：“在你询问我是否收到邮件之前，是否先应该让我知道你是谁。”小陈这才恍然大悟，没有自报家门，难怪对方没回复。

像这种就是不会发邮件的典型。且不说他应该在邮件中说明自己的来处，即便是在发完邮件之后，也该给对方打个电话，确认对方是否收到邮件，并且跟对方核实之前的谈话内容。尤其是在联系客户的时候，更要注意对方的戒备心理。大多数人接到陌生地址发来的邮件，第一反应就是：“你怎么知道我的邮件地址？”这完全是出自一种本能的自我保护心理。不自报家门，只会引起对方的疑惑和反感。

除非是相当熟识的人，比如公司内部的交流邮件，否则一般收信人都无法从单纯的字母和数字组成的账号中解读出发件人是谁，因此在发邮件的时候注明发件人的身份就显得尤为重要，这也是电子邮件的基本沟通礼节。职场上很多人习惯于将自己的身份设计成一个签名档，每次发出去的时候，这个签名档也会自动贴在邮件内容的后面。若你没有签名档，在邮件开头一定要自报家门，不要假设对方一定知道你是谁，明白你在说什么事。正如一部电影中的台词“邮件容易变邮雷”，用不好就容易出丑。

怎样正确地“自报家门”？

在“自报家门”这个问题上，笔者需要提醒你注意以下几点：

交代背景

首先要明确自己想要通过电子邮件来表达的主要意思，可以尝试通过主题来概括自己发送一封电子邮件的目的，如果能够在主题栏就表明身份就更好了。在邮件的开头就要交代你跟对方所有的背景信息，一定要留心自己在电子邮件中究竟写了什么内容。如果是第一次给对方写邮件，而对方不认识你，最好将自己是怎么获得对方邮件地址的途径也讲明白。

每次发送邮件之前都要仔细检查，确认邮件内容无误。若是想跟对方核实邮件内容，最好打个电话告知对方，让对方心里有个数。

身份设计

在自报家门的时候，应该恰如其分地表明自己的身份。不管是以公司职务为名还是以个人身份为名，都必须充分且真实地自我介绍。

讲究实效

从写邮件的角度上看，电子邮件主要承载的是沟通的功能，处在正式报告和非正式报告之间。邮件的沟通内容讲究实效，在自报家门之后，应该力求简明扼要，注重直接的沟通结果。邮件的写作内容、主要事件的进展状况，以及自己的相关理解和建议，都应阐述明了，不要事无巨细地说明整个过程。

最后，在给别人发送邮件的时候，一定要对“收件人”一栏确定无误，不要发错邮件。

不要在我面前说英文，OK？

前不久在微博上流传着一位企业白领写邮件的段子，短短几句话中“镶嵌”了若干英文单词，这让很多网友大喊受不了。邮件内容是这样的：“这个project（工程）的schedule（进程）存在着一些问题，特别是budget(预算)不多。还有，cost（花费）也高了一些。现在我们没法confirm（确认）手上的resource（资源）能否完全take（拿）得了。Anyway（无论如何），我觉得我们还是得先pilot（试）一下，再follow up（跟踪）最后的output（输出），看看能不能run（运转）得比较smoothly（平滑）一点，更关键的是evaluate（评估）所有的cost（花费）能否完全被cover（包括）掉……”这个邮件虽然看起来有点夸张，但的的确确存在于职场。

在微博下面有人回应：“我觉得这种情况很正常啊，如果你在工作中不使用一点英文的话，会让人觉得一点都不professional（专业）。是个人习惯问题，也不是故意去装什么。”还有人说：“我们在公司使用的工作语言就是英文，不管是收发邮件还是日常的工作交流，英文都占到了很大的比重。长期下来，说中文的时候不自觉就会带上英文。”

日常的办公室人际对话和工作邮件上，这种说话方式几乎已经成为某些企业文化的一部分。

一些在外企工作的白领也坦言，因为在工作中用到英文的频率很高，自然而然就会形成这种“二合一”的说话和写作方式。如果是跟外商联系的时候这么说话还能理解，但将这种说话方式用在写邮件上，对所有人都用这种交流方式，难免让人心生反感。

邮件中该用英文吗？

在外资企业上班，一口流利的英文可能是在职场上关键的技能之一。讲不顺英语，看不懂英文邮件，理解不了公司的企业文化，甚至无法直接跟外籍老板沟通，这是大忌讳。给同是中国人的同事发邮件，这种夹杂英文的叙述方式，尽管说不上存在什么错误，但在礼貌上也有失当的地方。

所谓的“二合一夹杂体”的说话方式在职场中并不鲜见。

当然，在工作交流中，有些单词的确很难用汉字去表达，一些专业术语也不得不采用英文，这是可以理解的。因此，在邮件中使用英文，要仔细斟酌，再决定是否采用。

该在什么时候使用英文？

只在必要的时候使用英文

邮件中使用英文是用来交流的，而不是用来炫耀你英文水平的。若收件人是外籍人士，应该礼貌地使用全英文邮件。如果收件人是正宗的中国人，第一选择应该是中文。若发送的邮件地址是国外邮箱，即使是发送给国外华人，也应该采用英文，除非对方有特别要求。因为国内外存在着编码的差异，你发送的中文邮件可能会因为无法显示而成为乱码。

不主动发英文邮件

若对方给你发的邮件用的是中文，在回复邮件的时候就不要自作聪明地采用英文。若对方是使用英文给你发邮件，也不要使用中文来回复。若对方使用的是传说中的“夹杂体”，那就看你自己了，想“同流合污”就用“二合一”，想吐槽又不动声色，就用全中文或全英文。

信息量大、重要的邮件用中文

对于有大量信息或者重要的邮件，建议用中文。毕竟英文不是我们的国语，你很难保证你的英文表达水平达到了准确的程度，也很难保证对方的英文理解水平跟你在一个水平线上。若是中间出现了理解误差，就有可能影响到邮件中谈及的问题。

使用方便阅读的字体和字号

写中文邮件，一般使用五号宋体或者新宋体。写英文邮件，就用10号字体，Verdana或Arial格式。这是经过统计，最符合人们阅读习惯的字体和字号。

及时回复是给对方最好的尊重

在职场上，因为迟迟没有收到回复邮件而耽误工作的情况越来越多。电子邮件给我们带来便利，让越来越多的人在工作和生活当中用此来沟通，这也就使得人们对邮件回复的速度有了更高的要求。大家都希望自己在发出了邮件之后，能迅速获得回复，如果没有及时收到回复，我们就会觉得自己被忽略了，甚至被“省略”了。

小王是一家社区网站的编辑。一次偶然的机会，他结识了国内某知名女性作家。作家答应会在他们的网站上定期写稿，并给他留下了一个电子邮箱地址作为联系方式。小王在回到单位之后，就按照之前的约定，专门为这位作家开设了一个专栏，但当小王给她发送告知邮件时，却没有得到任何回应。小王沮丧地说：“这让我觉得自己被无视了。我等了三天，因为比较着急，我又发送了一次。如果再联系不到她，专栏就要开天窗了。”

在之后的两天，同样没有得到任何回复。此后，小王又发了两次邮件，最后一封邮件里小王说辞很不客气：“不管是否遵守之前的约定，你至少应该回复我一下，这样是很不礼貌的。”这封邮件发出去还不到五分钟，小王就收到了回复，对方称：“我们找个时间聊聊吧。”完全无视小王的气愤，这让小王觉得浑身冒火。

在现实生活中，像小王这样等电子邮件等得不耐烦，或是因为别人回复邮件的速度过慢而耽误事情的状况越来越多，发出没有回信的邮件对职场人士造成的“等待困扰”已经全面蔓延。要知道，及时回复邮件是基本的礼貌，不能及时回复也要想办法让发件人知道你已经收到了对方的邮件。

在现实生活中，大多数人没有意识到及时回复邮件的重要性。“用Email沟通的事情通常都不会是非常紧急的事情，真的紧急的事情一般都通过别的渠道直接沟通。”很多人都抱持着这种“理所当然”的心理。然而事实告诉我们，不论是什么事情，通常发件人没有看到回复邮件，就会自我暗示“这件事到现在还没有结束”。而不回复邮件的人却认为我看完就算了，没必要回复，毕竟不是只有电子邮件这样一种沟通方式。但只要你曾是那个等待回复的人，你就会知道这种滋味非常不好受。

是否回复邮件的问题还跟收件人本身的情况有关。不回复邮件，有的时候是因为收件人自己迟迟没有作出决定，还有可能是收件人觉得不好意思直接拒绝对方的某种要求，那不回复就是给对方一个台阶下了。电子邮件给人们的沟通设了一道天然屏障，让人们可以不用面对不愿意解决的事情。

当然了，还有些人不回复邮件是因为每天收到的邮件数量太多，没有办法一一回复。但即便是这样，你也可以设定自动回复，这是基本的礼貌。不管在电子邮件的世界里还是在现实的工作中，别人给你发邮件你不回复，就跟别人跟你说话你不搭理一样，是十分失礼的。网络给我们提供了很多联系上的便利，但这并不表示我们可以不遵循基本的做事原则。

理想的回复时间是2小时内

收到别人的电子邮件之后，即刻回复对方自己已经收到，往往是不可或缺的，这是对发件人的尊重。最理想的回复时间就是在2个小时之内，尤其是一些比较紧急、关键的邮件。对邮件的处理是会耗费一定时间的，对于一些没那么紧急的邮件可以统一集中在某一个时间段内处理，但通常不要超过36个小时。

设定自动回复

若是事情本身比较复杂，你没有办法在当下就立刻回复，至少应该回一个“知道了，我正在处理，一有结果就立刻通知你”等，不要让对方着急苦等。一定要记住，要及时回应对方，哪怕只是跟对方一个确认都可以。

要有针对性的回复

当对方的邮件有很多问题需要你确认的时候，最好是将相关的问题复制到邮件正文中，然后再在后面附上问题的答复。不要只附上回答并用简单的逗号隔开，那样看起来过于生硬。至少也应该针对其中的问题进行必要的阐述，让对方能够直接理解你的意思，避免之后的反复询问和交流。

不要反复讨论同一个问题

若是收件人和发件人反复就一个问题来回发送超过三次，就说明这个交流出现了滞留，应该采用其他的沟通方式来解决。电子邮件未必就是最好的沟通方式，对于一些比较复杂的问题，有很多个收件人会发来回复，发表自己的看法，将“邮件大楼”越堆越高，会导致太过冗长而影响阅读。这个时候有必要对之前的讨论结果用一封新邮件做个小结，归纳出真正有用的信息。

要区分单独回复和回复全体

若是只需要让一个人知道的事情，在回复的时候单独回复给对方就可以（在对方同时给很多人发邮件的情况下）。若你对发件人所提出的问题有疑惑，或是有不同的意见，应该跟发件人单独进行沟通，不要当着众多收件人的面，不断地发来发去。等你们讨论好了再统一发个邮件，别总向别人发送没有明确结果的邮件。若你是对发件人提出的要求作出响应，可以回复全体，让大家知道，这不是他一个人的事情。但在点击“回复全体”之前，一定要对邮件内容三思再三思！

有技巧地控制邮件的往来

为了避免别人给你回复你已经解决了的邮件，可以在内文的末尾增添一些语句，比如“无需回复”、“已经办妥”等。

养成良好的邮件回复习惯，会让别人觉得你是尊重对方的，这样也能给人留下好印象，这样的好印象对你未来的职业发展有益无害。

03不争馒头争创意，格式定要牢牢记

一封美观、清楚、简单、明晰的商务Email，会有效地显示出你的专业素养，让客户对你不敢小觑。对方从你的文字中挑不出任何的毛病，你的Email就成功了。

标题：给你的Email画龙点睛

以“开会通知”为例。首先想象一下，一个职场人每天邮箱中会收到多少封邮件。再想象一下，有多少邮件的标题中带有“开会”这个关键词。尽管电子邮件的正文十分重要，但往往决定这个邮件是否会被打开的是邮件标题。若在那么多“开会”的邮件中，你所发的邮件标题平凡无奇，或许就可能被收件人忽略掉。因此，主题栏的撰写是不可以含糊其辞的，你有必要将正文的内容提纲挈领地展示在主题栏里。

下面以工作邮件为例，让我们来看下工作邮件的标题有哪些值得注意的地方。

工作邮件的邮件主题要起到提纲挈领的作用。在主题栏中需用短短的几个字概括出主要内容，方便收件人理解、权衡邮件的轻重缓急。

以下在工作邮件方面，有几个值得职场人留意的问题，以确保你的电子邮件可以在第一时间被打开。

空白标题绝对不行

一定不要是空白标题，或者让邮件直接提取标题。邮件标题要尽量简短，不要啰嗦冗长。

精炼标题内容

在邮件的标题中，要告诉收件人主要内容是什么。即便是简单的开会标题，也可以表明是什么样的会议。精炼的内容要能够真实地反映正文，切忌使用模棱两可的标题，也别用一些语气助词来表达，比如“喂，发给你的”、“嘿，收着”。

懂得换位思考

通常邮件的收件人在看邮件的时候，只会关注一件事情——这封邮件能为我提供什么？想要别人愿意花时间来阅读你的邮件，就要给他们提供值得阅读的理由。因此在写邮件标题的时候，就要给对方提供与他自身相关联的信息，这时你所写的邮件标题是在跟他们解释需要阅读的原因。站在对方的立场写邮件标题，就会相当吸引人。

加入公司名称或自己的姓名

在发送对外邮件的时候，加入公司的名称；在发送对内邮件的时候，加入自己的姓名，可以有效地增加邮件的打开率。世界知名的调查公司丘比特研究公司（Jupiter Research)经过调研发现，在邮件的主题中加入发件者的身份可以将邮件打开率提升28%。

不要在标题中直接使用收件人的姓名

个性化的电子邮件标题很重要，但并不一定所有的个性化都适合。有些人认为在标题上加入收件人的姓名，可以引起收件人的注意，进而提升阅读率。然而事实上，大部分的邮件ISP（互联网服务提供商）会将标题中含有用户姓名的邮件直接认定为垃圾邮件，所以此方法还应慎用。

适当地在邮件标题上注明截止日期

如果你的邮件比较紧急，想要让对方尽快看到，就可以适当地在邮件中使用一些“紧急”之类的字眼，并注明截止日期。当然，也可以适当地使用一些大写字母，或者是特殊的标点符号，如叹号等来对标题进行突出。但也要适度，没到那个程度最好不要随便使用，《狼来了》的故事我想大家也不陌生吧。

发送之前注意检查

最为关键的一点是，在标题上千万不要出现错别字和不通顺的地方。不要光顾着检查正文中的错误，而忘记在发送之前检查标题。标题是邮件给人的第一印象，一定要谨慎再谨慎。一旦明确了标题，如果是非常重要的邮件，在发送之前最好先发给自己。看看你的邮件标题，是否可以吸引自己？在收件箱中，它是否能够脱颖而出？这个标题看起来值得打开吗？它看起来像不像垃圾邮件？明确了这些之后，再发出你的邮件。

写正文之前的“六连环”

职场中接触客户是难免的，公司与公司之间的合作，往往取决了两个公司之间联系人的沟通程度。

发送邮件前的“六连环”

之前小李手上有一份重要的合作方案，需要发送给不同的客户公司负责人。小李自认为自己经验足够，业务上也十分熟悉，因此在方案修改之后，未经检查，就迅速将这五封邮件分别发了出去。谁知道第二天，她就连续接到了几个合作公司负责人的电话，对方很客气地跟她说：“李主任，你最近是不是太累了，要多休息休息。”

突如其来的几个电话，让小李有点丈二和尚摸不着头脑，连忙询问对方原因。“我知道你们在我们这几个公司之间肯定是要择优选择合作伙伴的，但你在邮件里面也不能把我的名字写成别人的名字吧？”小李惊了一下，这才意识到，她可能是在发送邮件时，没有将上一封邮件里方案上的名字改过来。也就是说，她将发给张经理的邮件直接发给了王经理。小李急忙为此道歉，还好对方是多年的老客户，只是善意提醒，没有再继续追究这件事。

很多人在发邮件之前没有检查的习惯，只要写完了，附件贴上去，就直接点击发送。殊不知一丁点的小疏忽，都有可能造成大失误。若是礼貌上的缺失还可以弥补，但若是邮件中提到的关键数据错误，事情可就大条了。因此，在邮件发送之前最好再通读一遍整封邮件，包括收件人、抄送人、内文、称谓、落款，以及附件中的相关信息。

检查时要注意什么？

在检查的过程中，主要注意以下几点：

明确你的发送目的

这封邮件是什么类型的，在什么时间、以什么样的方式发送，想要达到什么样的目的。你必须明确发送这封邮件后所期望得到的结果，以及若是无法得到这个结果，会对你的工作造成什么样的影响等。

仔细检查收件人

仔细检查收件人，在名单中，有哪些人是你需要得到明确的答复的（发完邮件之后即刻跟踪）；有哪些人是你希望得到对方的建议的（发完邮件之后立刻咨询）；有哪些人是只需要让对方知道有这么一件事的（抄送即可）；有哪些人是根本不需要发表意见的（否则你发出的邮件可能会收到一些无关紧要的人的回复。如果对方刚好提出了反对意见，你不给回应也不行，这很可能让事情陷入僵局）。之后再检查一下自己的姓名、联系方式是否正确等。

遵守发送原则

精简邮件的发送人名单，只发送给关键人物。也就是那些会对事情的进度产生影响的人，或者是那些可以给出有价值建议的人。当然，在实施之前的讨论阶段，你可以发给很多人，但要遵守一个基本的前提：你要保证自己有足够的意见筛选能力，不会被别人的意见左右。

如果以上的几点，你都有很有把握，那么，发送吧！

结尾不只“问候”这一招

不管你是写邮件给客户、上司或是同事，在结尾的时候都一定要有结束语。结束语通常是一些感谢词、祝福词，虽然看起来无关紧要，但却是十分必要的邮件组成部分。但有些人就是在写完邮件的时候不知道如何写结束语，这一节我们就着重介绍一下邮件结尾的写法。

有了漂亮的开头，当然不能少了画龙点睛的结尾。在邮件的开头表示感谢，通常是对对方过去所付出的努力表示谢意，而在邮件结尾表达感谢则是对你即将获得的帮助表示感谢。

此处整理了一些职场上常用到的邮件结尾，与大家分享，希望大家能够有所收获。

目的性邮件怎么结尾？

Thank you for your kind cooperation.谢谢您的合作。

如果你需要收件人帮你做某件事，那就需要事先表示感谢。

Thank you for your attention to this matter. 感谢您关注这件事。

与上一个句子类似，这句话包含着你对将来对方可能给予你的帮助的感谢之意。

Thank you for your understanding.谢谢您的理解。

如果你的邮件中有写到任何会对收件人产生负面影响的内容，那就使用这个句子。

Thank you for your consideration.谢谢您的考虑。

如果是你在找寻机会，或者是在求职的话，可以使用这句话作为结尾。

Thank you again for everything you have done.再次感谢您所做的一切。

如果你在邮件开头已经道谢，在结尾可以用这句话再次表示谢意。

常用的邮件怎么结尾？

I hope to have a letter from you before long.希望不久能收到您的来信。

Please write to me soon and tell me all about yourself.请快点给我来信，与我谈谈您的情况。

Give my best wishes to you.给您最好的祝福。

Wishing your business ever successful!祝您事业有成！

Hope you are healthy.祝您健康。

I look forward to our next meeting.我期待下次相会。

Your kind and early reply will be appreciated.您的尽早回复会令我感动。

May God bless you and your family!With every good wish for your happiness.愿上帝保佑您及您的家人。祝您幸福。

Looking forward to seeing you.盼望能见到您。

Best regards.敬意。

Good luck to you!祝您好运！

All my best wishes for the future!祝您一切顺利！

Hoping that youll get well soon.祝您早日康复。

Wish you the best of health and success!祝您身体健康，工作顺利！

Expecting to hear from you as soon as possible.盼早日回信。

Thank you for an early answer.请尽快答复，十分感激。

Meanwhile，we wish you good health and every success in your work.祝您身体健康，工作顺利！

Write as often as you can，for I am looking forward to reading your every letter.期待您多多来信，我期待着您的每一封信。

All my best wishes for the future!祝您一切顺利！

签名档越详尽越好

每天用电子邮件来交流，我们都需要用到签名。好的签名档留下的信息直观清楚，一目了然。对于收件人来说，想要查找到除了邮箱地址之外的其他信息，直接就能获得。电子邮件的签名可以让你的邮件充分个性化，专业又不枯燥。每封邮件在结尾都应当设置一个签名档，这样对方可以清楚地知道你的身份。即便有些人可能会从发件人当中直接认出你来，也不要给别人设计这样多一环的“识别”工作。

你可以在邮件末尾，附上自己公司的名称、相关的网站链接、详细的联系信息，将其设置到自动发送的签名档，这样每封发出去的邮件都会带有这样一个精心设置的签名档后缀。有些签名档有vCard（电子名片的文件格式标准）功能，收件人只需要点击签名档上的标签，就可以将发件人的联系方式自动添加到通讯录中，省去了繁琐的步骤。

签名档的信息不要太多

在电子邮件的末尾附上签名档是很有必要的，但信息不要过于繁冗。签名档可以包含你的姓名、职务、公司名称、公司电话、传真、地址、个人联系方式。行数不宜过多，最好在四行之内。只需要将一些基本的信息放在上面，如果对方想要获得更为详细的信息，自然会在之后主动和你联系。

不要仅仅只有一个签名档

对公司内部同事、对私交好友、对熟悉的客户等群体的邮件往来，可以适当地简化签名档。太过正式的签名档，对这些人来说会显得生疏。你有必要在邮件中多设置几个签名档，看对象使用。

签名档文字要和正文相匹配

签名档的文字尽可能与正文保持匹配，使用简体、繁体或者英文，字号可以稍微比正文的字体小一点。

广告性的签名档要慎用

在签名中不要随便加入广告，这样容易让人产生厌烦。尤其是现在的网络安全尚不健全，人们心里会觉得陌生人邮件中的广告会存在安全风险。关于公司的介绍，最好只是附上一个官网的链接。若是别人对你的邮件有兴趣，自然会点击查找相关资料。

签名档中宣传语的使用，要注意分寸。比如你们公司做的是软件，就可以在相关的官网链接之下，注明相关的信息。这样别人在访问你所提供的网址时，就会发现跟你描述的是一致的，而不是说一套做一套。尽量使用符合事实的语言，不随便夸大。

引用短语作为签名档

引用一个短语作为电子邮件签名档的一部分是可以的，比如说公司的宣传语、企业文化口号等。但一定要分清楚收件人和场合，记住要得体，符合你的身份。

写作最有效的Email

为什么要写一封有效的邮件？

办公室邮件无非就是如下几种（此处不包含私人邮件）：

通知事情的发生——比如一个项目开始的通知或预告。这类型的邮件在于通知“我们已经准备做这样的工作”，写邮件只是告知同事有这么一回事。你是否回应，回应内容如何，不是特别重要。

征询意见——已经有了某种决策，但还未正式开始实施；或者说仅仅是有个想法，希望公司内部同事可以给出一些意见和建议。你是否回应，以及回应的内容的质量，对于事情的发展有着十分重要的作用。

资料分享——这类邮件大多数是发件人觉得有意思或者是对公司内部人员有用的东西，发给大家作为资料储存或是参考。通常发件人会期待收到类似于“辛苦”、“谢谢”的邮件，但没有回复也没关系。发送这类邮件的时候，要在主题上就注明“分享×××”，让收件人自己选择是否要阅读。

要求上司或者其他人的确认和拍板——这是工作邮件中十分重要的邮件，要求一定要获得收件人（尤其是其中决定性人物）的明确意见。这就跟让别人在“执行单”上签字一样，没有得到的话，事情就无法开展，可能会造成工作的延误和其他后果。

邀请性邮件——这类邮件通常是关于公司内部会议和讨论的邀请，发送这种类型的邮件，需要将收件人登记到自己的备忘录里。写作此类邀请邮件的时候，一定要注明明确的时间、地点、主题和内容，OutLook的会议邀请系统是个不错的选择。

通常在工作邮件中，“询问意见”和“要求确认”的邮件占比比较大。这两种邮件若是期待可以立即获得回复，是需要有针对性技巧的。在实际的工作中，不乏将“要求确认”的邮件误发为“征询意见”的邮件，明明已经快到时间了，事情却迟迟得不到落实。再打开之前的发件箱一看，原来是因为自己写邮件时主题不清晰，收件人没有意识到事情的重要程度，而发件人又没有及时进行跟进，导致决策无法落实。

如果你发送的邮件是“要求确认”的类型，一定要在邮件中注明“这个事情已经经过了几次的公开讨论，目前到了最后确认的阶段，请您确认一下”。然后，要在邮件中标明接下来的目标和行动，最后给出你希望获得最终答复的时间。若你是群发邮件，将你希望得到答复的人名附上，并且对此进行强调。

发送有效的电子邮件，可以帮助：

提高工作效率——让Email可以得到更快速的反应，让事情能够更有效地推动。

提升专业度和影响力——邮件的覆盖范围十分广泛，即便是不在同一个地方办公的人，也可以及时收到相关的资料和信息。一封简单精炼、重点突出的邮件，会让收件人对你的工作能力更加肯定。

怎样的邮件才是有效的？

其实关于工作邮件的写作，我相信每个人都可以总结出自己一套浅显易懂的道理。只是世事大多“知易行难”，懂得未必做得。因此在本节中，我将会用比较大的篇幅来谈谈如何写作一封最有效的邮件。

在写工作邮件之前，我们先要明确以下几点：

很少有人会有耐心阅读一封长邮件——除非你已经明确地告诉他，其中都是重要的信息，遗漏了会有什么后果。

很少有人会愿意没有缘由地主动去做什么事情——尤其是在可做可不做的情况下。

很少有人会一字一句地仔细阅读你的邮件——不要指望着你群发出一封邮件，然后大家会明确地概括出邮件中你的所有意思。

由此我们就可以得出写的不好的邮件的几种特征：

①把邮件当成散文来写，又臭又长又枯燥，希望别人认真去阅读，领会其中的内容。很明显，这是非常不现实的。

②没有重点，或者是重点不突出，要让收件人自己去繁冗的信息中提炼中心思想，包括时间、地点、人物、目标、事件等。好的电子邮件应该是让收件人一眼就可以扫得到重点——关于什么事情，需要在什么时候做什么。

③群发的没有针对性的邮件。群发邮件往往让收件人很尴尬，即便是邮件的内容跟自己有一些关系，也不太想要回复群发性邮件。这种群发的做法会稀释和分散掉收件人的责任感，群发的人越多，得到真正有价值的回复就会越少。

人们不希望在邮件中看到啰嗦的信息，当你的邮件要求他们去做某件事情的时候，你所给他们提供的信息是可以帮助他们最快作出决策的关键依据。

怎样写一封有效的邮件？

正文一定要简明扼要，行文通畅

Email的正文应该尽可能地使用简短的语言，将你要说明的事情写清楚。写清楚并不是指简单地放大字体，而是要将以下几点信息传递清楚：

①这是一件什么样的事情（工作）？（what）

②我们计划在什么时间做这个工作，有什么特殊的原因？（when and why）

③作为收件人，对方需要做什么？（action）

④对方要在什么时间做？有最后期限吗？（deadline）

⑤如果对方不做会产生什么样的后果？做了会带来什么样的价值？（value）

在邮件内容明确了这几点之后，写作上要多使用简明易懂的词汇和短句，保证段落利落干脆不冗长，尽量不要出现晦涩难懂的语句，让人摸不着头脑。如果具体内容的确很多，正文可以只作为摘要来介绍，随后附上一个文件来详细说明，而不要在正文中长篇大论，引起收件人的视觉疲劳。

最简单的标准就是，最好不要让别人需要拉滚动条才能看完你的邮件，“唐僧式”的邮件很容易让人心生反感。正文如果有几个重点，可以分别用1，2，3，……标示出来，并进行清晰明确的说明，保证你的每一个段落都有重点。

在一封邮件内将内容交代清楚

最好是在一次的邮件中就将你要说明的相关信息讲清楚。不要上一封邮件过了几分钟之后，又想起来还有其他的事情没交代清楚，再发一封“补充”或者“更正”的邮件，重复接收并阅读同一事件的相关邮件会打乱收件人的思路。

避免错别字和拼写错误

尽可能地避免错别字和拼写错误，在写完邮件（尤其是英文邮件）之后注意使用拼写检查。这种谨慎是对别人的尊重，也是自己专业态度的体现。发送之前，务必要自己仔细阅读一番，检查行文是不是通畅，拼写是否正确。

对重要的信息进行合理的提示

不要动不动就用加粗的字体、加大的字号、大写字母来表示对某些重要信息的提示。在邮件中的合理提示是有必要的，但过多的信息提示很容易让人抓不到重点，影响阅读的质量。若是有必要，可以使用表格、图片等形式来进行辅助性说明。尤其是对于那些技术性的邮件，单纯用文字很难描述出具体的内容。如果配上图片和表格加以阐述，收件人就一目了然，也会赞扬你的细致和体贴。

以下是一个工作邮件的范例，注意在邮件内容中的细节和措辞，试着写作一封内容清晰、主题明确的电子邮件。

主题：现在的工作计划（要点1），接下来的工作安排（要点2）。

苏菲：

你好。上周一举行的会议很成功，相信你一定为此付出了相当大的努力。在此我表示深深的谢意（要点3）。

现在，我将修改之后的工作计划草案发给你（在附件中）（要点4）。希望你看一下，是否妥当（要点5）。

在你看过我的工作计划草案之后，请重点关注第六条、第十二条以及第十七条，确定是否需要修改（要点6），客户可能会特别留意这几个地方。他们是否满意这几点，是我们能否拿下这个单子的关键（要点7）。

我会在星期五之前（要点9），打个电话跟你确定一下内容，并最终讨论下，争取在这周之内搞定这件事，以便接下来工作的顺利进行。

祝你工作愉快！

你的工作伙伴×××

让我们来梳理一下这封邮件：

①“现在的工作计划”：这是在告诉苏菲，这封邮件跟她的工作内容有关。

②“下一步”：这是在提醒苏菲，在邮件中会提到相关的后续工作，也是苏菲接下来应该做的工作。

③“在此我表示深深的谢意”：礼貌非常重要。

④“在附件里”：让苏菲了解自己要及时阅读这个附件，因为这跟计划草案直接相关。

⑤“希望你看一下，看看是否妥当”：这是提醒苏菲她应该做的事。

⑥“请重点关注第六条、第十二条以及第十七条，确定是否需要修改”：这也是在提醒苏菲接下来应该做的事情。

⑦“客户可能会特别留意这几个地方”：这是在告诉苏菲附件中的重点。在这个计划草案中，让客户满意，就是既定目标。

⑧“我会在星期五之前，打个电话跟你确定一下内容”：这是交代苏菲最后做这件事情的截止时间。

⑨“争取在这周之内搞定这件事，以便接下来工作的顺利进行”：这是在强调最后的时间期限，让她知道在什么时候做完这件事。

这虽然是一封二百来字的邮件，却将所有重点都一一罗列出来，并且在收件人的脑海中打上了深深的印象，这就是一封以最小的篇幅来提供最有效信息的邮件。

以上的范例说明并不是针对所有的职场邮件都适合，只能说是一种写作思维的参照。试着训练自己每次都以最小的篇幅来写最有效的邮件，传递最有质量和容量的信息，这样你才有可能成为别人喜欢的职场人士。

Email看得雾煞煞，主要问题出在哪？

每个职场人在邮件的交流过程中大概都会遇到这样的问题：我怎么说来说去你就是不明白呢？他怎么就这么难沟通呢？我说的他不明白，他写的我也看得稀里糊涂，这都什么呀？

别在邮件中使用意识流

李老师是北京某大学的一名经济学教授，最近他收到一封带着“意识流”风格的电子邮件，邮件全篇没有一个标点符号，让人看得费劲无比。很明显，发件人希望获得在专业上的帮助，但他最需要得到的帮助却是关于邮件写作水平方面的。

“我的电子邮箱每个月都会塞满来自各家企业的上百封咨询邮件。他们要么就是正文写得一团糟，根本让人看不懂；要么就是用写私人邮件的方式来写职场邮件。在我看来，那些企业的白领写邮件时几乎都不过大脑，我很难想象连这个都做不好，他们还能在职场上有什么建树。”

李老师收到的电子邮件仅仅是职场人士写作能力的一个缩影。

或许很多人都会不屑一顾地说：“写个邮件，谁还不会？”但仔细琢磨一下，表达是本能，而表达明白则需要有技巧。

要怎么利用文字这个无声的语言？要如何利用邮件建立自己的形象？要如何用邮件传达出你对他人的重视？邮件是否可以作为倾诉的工具？在沟通过程中又该如何交谈？如何在字里行间保持真诚？如何用电子邮件解决问题？这些问题你真的能够一口咬定自己全都会吗？

职场拼的是什么？不仅是专业，不仅是能力，更是沟通力。我们不用过于纠缠那些冠冕堂皇的意义，也不用斤斤计较具体的技巧和方法。每个人的表述方式不同，共同点就是表达上需严肃、诚恳、认真。写作邮件时少用“意识流”吧，对你没好处!

说好的附件呢？

丢钱包、丢钥匙、丢手机、丢公交卡……对于那些丢三落四的人，几乎就没有不会丢的东西。这种习惯在生活中或许无伤大雅，但放在职场上就可大可小了。丢三落四有可能是因为习惯或压力造成的，但多数人却是常常“不带脑子”，甚至在发邮件的时候也会“丢”了重要的附件。

工作快半年了，小王的工作业绩比一起进来的同事要好很多，跟领导也相处得很融洽。虽然工作上也有马虎大意的时候，大家也都包容了。但最近小王丢三落四的毛病越发严重，客户开始不满，领导也对她挑剔起来。

某天，公司的例行会议准时开始，这次参加会议的有一位非常重要的大客户。在商谈了几小时之后，下午基本敲定了合作，第二天就可以拟定合同了。当天下班前需要将相关的重要文件发给客户，上司特意叮嘱小王，一定要将邮件及时发送出去。小王整理了一下给对方发了过去，谁知道第二天就出问题了。

第二天上午，小王精神饱满地来到公司。没想到屁股还没坐热，客户主管就打来电话，小王刚“喂”了一声，对方就立刻大声说出自己的不满：“你们还有合作的诚意吗？昨天开了一天的会敲定的方案，现在都没有传过来，光给我发个空壳子的邮件有什么用！”接到电话之后，小王打开邮箱一看，邮件的确是发了，可最最重要的“方案附件”却怎么都找不到。好在上司知道之后，诚心诚意地跟对方道了歉，及时进行了处理，才不至于造成更大的损失。

别因为你的马虎而给别人造成麻烦，这是菜鸟进入职场第一个应该明白的道理。但很多人总是会出现像小王一样的错误，特别容易忘事。出现这些现象，你想过是什么原因吗？面对丢三落四，我们又要怎么在发送附件的时候将“记性”找回来？关于“附件”，又有哪些需要我们留意的东西？

通常职场邮件中，附件是必不可少的。因此在点击发送之前，一定要仔细查看有没有上传附件，正文中还应特别提醒对方查收附件。

当邮件中带有多个附件的时候，发件人应该对各个附件的内容作简单的说明，在附件的名称上也要有所区别，这样方便收件人查看和管理。附件的数量最好不要超过4个，数量较多的时候可将附件压缩在一个文件包里。如果附件的格式比较特殊，发件人应该在正文中说明需要的打开方式。

有些电子邮件在打开附件的时候需要花费很长的时间，这很容易让收件人觉得不耐烦。为了避免此种情况，建议在发送邮件的时候，那些可以直接复制粘贴在正文的邮件，比如Word、Excel之类的文档，可以直接粘贴一份在正文后面，同时添加一份附件。正文方便直接阅读，附件方便下载保存。但对于内容比较多的附件，就不建议使用这样的方法了。

电子邮件很容易成为黑客经常使用的工具，虽然有些电子邮件附件看起来好像是熟悉的人给你发送的，但事实上并非如此，有些病毒性的邮件可以让自己看起来像是“熟人”发来的信息。如果可以的话，在你打开此类有疑问的邮件之前，最好先跟发件人联系一下，确认对方的确给你发过这样的邮件。

在打开邮件的附件之前，你需要做如下几件事：

①保证你电脑中杀毒软件的版本是最新的。

②将这个文件储存到C盘之外的硬盘中。

③用杀毒软件扫描这个文件。

为了对阅读电子邮件的过程进行简化，很多电子邮件都有自动下载附件的功能。想要保证你的邮箱安全，就查看你的设置，看看你的电子邮箱是否设置了这个选项，并且关闭了这个选项。当然，你还可以通过过滤电子邮件或者利用防火墙来避免打开病毒附件。

常用Email收发软件速成班

对于经常跟电子邮件打交道的人而言，一个好用的收发软件是必不可少的。电脑中的收发软件，就好比是小区门口和善的门卫老大爷，每天辛勤地为我们收信发信。现在网络上流行的邮件收发软件有很多种，在功能方面也日趋繁杂。至于你要选择什么样的，就要看自己的具体需求了。笔者在此提出几个建议，供大家参考。

收发软件要具备的基本功能

要有很好的汉字兼容性

若是一个Email收发软件，在汉字的处理上不是很完善，在很大程度上就会影响它的使用。但大多数国外开发的邮件收发软件，多多少少都存在着这样的问题。不给它补个补丁，你收到的中文邮件都会是让人一头雾水的乱码。在这一点上，国内的收发软件就做得比较好。

多账号管理功能

拥有多个Email账号，在职场当中是很普遍的事情。因此，在选择收发软件的时候，该软件多个账号的管理功能也显得尤其重要。最起码要符合以下几个标准：

①可以创建多个Email账号，并且能够同时管理它们。

②可以自动从服务器中下载邮件到指定的邮箱当中。

③可以在软件中使用不同的Email地址来发邮件。

支持编码格式

无法准确地识别邮件的编码格式，是造成乱码最主要的原因。目前的Email收发软件大多数都可以支持Mime、Uuencode编码,这两种编码格式是现在网络信件的标准，它们可以做到在不同的邮件系统当中交换信息资料。但各个收发软件在编码格式的敏感度上有区别，因此最好是选择可以迅速识别中文信件和附件的收发软件。

收发软件要具备的升级功能

可以远程管理邮箱

这个功能可以只接收Email的主题，在确认要查看之后，再接收邮件的主体部分。如果不想要那封邮件，可以直接在服务器上删除这个信件。这样不仅节省了收件的时间，还能有效地避免垃圾邮件的攻击。

具备加密功能

PGP是网络中比较常用的加密方法，这种加密算法是公开的。若是你担心自己的邮件内容会被别人截获，那么可以在加密了之后再发送。这样即便会被别人截获，也会因为没有密钥而无法看信件内容。

可以挂接防病毒、防炸弹的工具软件

邮件病毒和邮件炸弹总是让人心里不安，成天担心自己的邮箱会不会有一天也遭遇不测。想避免这种“悲剧”的发现，就可以在Email的收发软件中加上由第三方提供的防病毒、防炸弹软件，就不用担心自己被炸到了。

地址簿应该有邮件组功能

有些时候你需要将一封邮件同时发送给很多人，这时候邮件组的功能就很重要了。

邮件过滤功能

这个功能可以将你的邮件进行自动分类，避免你每一次都要做同样的分类工作。

有哪些值得推荐的收发软件？

说到Email收发软件，职场人士最熟悉的非Foxmail莫属了。没有广告、没有弹出窗口、没有功能的限制，完全免费的使用着实让人窝心。它最大的特点就是贴心，你能想到的邮箱的基本功能在它身上都能找得到。对于以中文信件为主，以及英文基础不是很好的人，建议使用Foxmail 2.0。如果信件的数量不是很多，也可以考虑一下The Bat!和AK-mail。

对于主要接收英文邮件，并且需要强大的邮件处理功能的职场人士，推荐使用Eudora Light 3.0X和Eudora Pro 3.0X。

对于邮件的收发量较大，既有中文又有英文邮件的职场人士，可以选择添加补丁的Eudora Pro 3.0X。如果你每天收到的邮件类型繁多，发信人又是各个“门派”的，那么最佳选择是Outlook了。Outlook在邮件的处理上周到细致，强大的邮件自动处理功能，让你不论是定时回复还是处理垃圾都游刃有余。

金山邮件融合了Foxmail和Outlook很多优点，用起来也较顺手。它的邮件加密功能十分完善，可以直接为邮件设置密码，收到邮件的人必须输入密码才可以阅读邮件。

对于资深级的电子邮箱使用者来说，添加补丁的Pegasus＋南极星1.58是最牛的选择。

写好商务Email，让客户变朋友

Email如今是商场上使用最为普遍的一种联系手段。基于信息传递的速度快、使用方便、节省成本等特点，沟通商务的Email书写必将成为职场的必修课。但商务Email的撰写并不是一件容易的事情。通常我们认为，Email的撰写风格可以比照传统的信件，有一些相对熟识的客户之间甚至可以不用严格按照固定模式撰写，但还是要提醒大家，因为商务Email是比较正式的，因此采用较为严肃的风格更好。尤其是当你第一次跟别人联系时，正式的商务Email能让你给别人留下一个专业的好印象。

常常收到一些要求合作的电子邮件，要么眉不清、目不秀，要么陈词堆砌、不知所云。如何让人喜欢读你的商务Email是一门高深的学问。这一节笔者根据自己的心得，结合朋友的一些商务Email经验，写一些基本原则性的东西。

简单来说，一封好的商务Email分“内容”和“格式”两大块，下面来详细谈一下这两个方面。

格式：美观+清楚

邮件的格式是十分重要的，每个客户每天可能都会收到大量的邮件，如果在格式上不能让别人一目了然，恐怕很容易会被漏掉。

要怎样让自己的邮件内容清晰？答案就是分出段落。这一点我在前面的文章里提过，看起来似乎很简单，但事实上很多人在书写时会忘记这件事。学会分段落，就是每段只说一件事情。如果一件事情没有办法在一个自然段里说清楚，就可以再分解成几段。千万不要满满当当地挤在同一个段落里，让客户来为你断句，来分析你究竟有几层意思。

如何做到美观呢？就是将字体设置好，中文一般是宋体五号，英文如果要美观，可以设置成西欧字体。

说到这里，再讲个题外话。有些人发商务Email的时候，喜欢用自己的个人邮箱，这会给人很不专业的感觉。通常专业的、规范的公司，都会有自己的服务器或者企业邮箱。这样别人一看，就可以直接从域名中得知你公司的信息。

做到以上两点，基本上你的商务Email就可以算得上是个“清秀美女”了。即便对方不会从头看到尾，也不会立即删除。还有些人想让自己的商务Email更个性化，但需谨慎。因为商务Email是业务上的往来，通常是不需要这些花哨招数的。并且，此类（例如加入信纸）的电子邮件会增加打开的难度，因此不建议在商务Email上使用。

内容：简单+明晰

商务Email的行文一定要简单、精炼。

这一点已经说过很多次了，也没什么需要重复解释的。但原因你一定要知道：你的客户每天都会收到很多邮件，如果你在信件里绕来绕去说半天，他还是云里雾里，没看出你到底想要表达什么，他就会觉得火大，认为你在浪费他的时间。

那如何才能做到简单、精炼呢？最好的方法就是你自己试着从邮件中删除一些字句、词组、修辞，甚至是一整段话，看看是否意思仍然能表达清楚。如果删了那些东西还是可以看明白，那就说明你之前的邮件太啰嗦了。这样的习惯既节省了你写邮件的时间，又为对方节省了阅读邮件的时间。

要礼貌但不要过分客气

商务Email可以直接叙述，没必要拐弯抹角，搞过分客气那一套。过分客气的心态其实隐隐表示着你有求于人，这样一来就会让你的立场完全暴露在对方的面前，这种沟通是不平等的。

为了避免造成日后业务上的不平等起点，商务Email中只需要保持得体就足够了。那些寒暄的客套话也不要太多，简单的招呼就可以，多了也没什么实际的作用，人家也不见得就会真的领情。有些人在商务Email中的客套话写得让人鸡皮疙瘩掉一地，这完全没必要。

别随便在商务Email中道歉

在出现问题的情况下，除非真的是你的责任，不然不要随便道歉。因为道歉，意味着你犯了错误，犯了错就要承担相应的责任。因此，如果责任不在你，就不要随便道歉，以显示你所谓的“诚意”。即便你真的犯了错误，也不要反复地道歉，只需承担相关责任即可。真正可以显示出你诚意的，应该是接下来的补救措施，以及你的建设性意见，而不是反复的道歉。

邮件的信息要明确

这一部分可以说是商务Email的重点所在。也就是说，你写每一封商务Email，不管最初是为了联系业务，还是已经有了项目，总是要让对方分清楚信息和行动。那就是要让对方从你的邮件中了解到，哪些是他需要知道的信息，哪些是他接下来应该采取的行动。

比如邮件开始打过招呼，就开始直接叙述事实：这个项目进展得怎么样，出现了什么问题，原料价格近期上涨等。这样人家一看，就知道发生了什么事。这就是你要让对方清楚的信息，接下来就是应该提出对策。你可以在给过简单的原因之后，提出几个你的建议。

你可以列出几个选项，来帮助他解决发生的事情，让对方在取舍之后可以尽快作出决定。如果其中的一个方案是你希望对方采用的，就将你希望的理由写得更详细更合理。这其实是一种诱导，但注意不要做得太明显。在商务Email中千万不要自作聪明，直接指示对方怎么做，以免引起对方心里不快。

当然了，在职场中，此类问题很多也很复杂，但让客户自己作选择是第一原则。这要反复斟酌才能拿捏好分寸，还需要在职场中慢慢修炼。

一封美观、清楚、简单、明晰的商务Email，会有效地显示出你的专业素养，让客户对你不敢小觑。对方从你的文字中挑不出任何毛病，也接收到了所有的信息。他只会觉得，不能随便对待你的邮件。这个目的达到了，你的商务Email写作就成功了。

04做好邮箱“码头”的进出管制

电子邮件缩短了人与人之间的距离，让工作交流变得更迅速便捷，但同时也带来了新的麻烦。你可能每天会收到一大堆电子邮件，处理这些邮件浪费了你大量的时间，但你又不知道如何避免。

建立垃圾邮件“防火墙”

春节之后的第一个工作日，笔者就遭到了病毒的“攻击”。上午九点，在办公桌前坐定，我的第一个动作就是打开自己的电子邮箱收发Email。邮箱里躺着几十封新邮件，大多数是“祝你新年快乐”之类。我一个一个打开，不知道到了哪封邮件，电脑就突然死机了，怎么动都动不了。叫了单位的网络管理员，花了整个上午，重新安装了系统才恢复正常。但有很多重要的资料已经在这次“事故”中丢失了。

后来才知道，电脑中的是一种叫做“性感烤鸡”的病毒。中毒的电脑中大量的系统资源会被占用，这种病毒还会在电脑中放置“监视器”，让黑客可以远程来控制你的电脑。一旦中标，不但系统会被改变，很多重要的资料也会被窃取。

邮件病毒与普通的电脑病毒在程序上是一样的，只是它们主要是通过电子邮件这个途径来传播，因此才会被称之为“病毒邮件”。这些邮件通常都会利用“熟人原理”，简单来说，就是你会收到一封自称是某某银行、某某网站、某某公司的邮件，说你在哪个地方注册了什么样的账户，现在需要安装一个软件，或者索性告诉你“详情请见插件”。总之，就是一种隐瞒身份、欺骗邮箱用户的手段。

它们一般都是通过在邮件中的附件夹带病毒的方式来进行扩散，只有你运行了附件中的病毒程序，才会让你的电脑受到“感染”。病毒是夹带的，邮件本身是“死”的，你不去运行它，当然它就不会对你产生侵害。知道了这一点，我们就可以针对病毒邮件采取一系列的防范措施了。

不要轻易打开陌生人邮件中的附件

当你收到一封来自陌生人的邮件，说是“不看会后悔一生的名言”、“不得不防的十大坏习惯”之类的，千万不要不假思索就打开它。尤其是对于那些后缀名是“exe”之类的可执行的程序文件，就更需要谨慎待之了。对于一些比较熟悉的人发过来的信件，若是其中夹带了附件，但他却没在正文中作任何的说明，也不要轻易打开。因为有些病毒是偷偷地附着在附件上的，可能对方的电脑已经染上病毒，但他自己却不知道。收到这样的邮件，不要担心，直接删除就可以。

给别人发送邮件也要检查

给别人发送程序文件的时候，包括节假日时发送电子贺卡，一定要检查没问题之后再发，以免自己成为病毒的传播者。此外，不要盲目地转发一些看起来“有趣”的邮件。有些人收到一些有意思的邮件，还不等仔细看完，就即刻打开通讯录给每位朋友都转发一次，想着要分享这个信息。殊不知这有可能会让病毒制造者的目的得逞，因为你的朋友对你的来信通常不会有戒心，结果你就无意中成为了病毒的传播者。

熟人的邮件也要杀毒

看见认识的人发过来的工作邮件，可以将附件下载下来，然后用杀毒软件杀毒，再打开。如果是程序的附件，先打开“我的电脑”，在工具栏中找到“文件夹选项”，在弹出的对话框当中选择“查看”，将“隐藏已知文件类型的扩展”前面的钩去掉。然后将附件右击“另存为”，在你要重命名的时候，在附件的后面打上“.txt”，接着再杀毒。

记住自己经常使用的一些注册网站的邮箱地址，或者至少记住这些邮箱的后缀。在收到这些邮件的时候，稍微留心一下，核对这些信息。因为病毒传播者通常会伪造一个跟知名网站类似或者有一字之差的邮箱，来给你发邮件。若你不认真看，一下子还真的有些分辨不出来。收到这种山寨邮箱发来的邮件，不管三七二十一，通通删掉。

不小心中招怎么办？

通过以上几个步骤，大部分的邮件病毒都可以被拒之门外。但万一不小心中招了，又该怎么办呢？别惊慌失措，下面就教你几招，帮你清除已经入侵的病毒。

断开网络

当你不幸被邮件病毒入侵之后，第一件事就是要当机立断地断开网络连接，免得病毒在电脑中进一步扩散。

文件备份

断开网络连接之后，删除带毒的邮件，再用杀毒软件进行病毒清除。为了防止在杀毒的过程中，误杀那些还没有处理完的重要资料，应该先将它们转移到其他的储存介质上。不论文件是否感染了病毒，都应该进行备份。有些病毒就是冲着某个“杀毒软件”而设计出来的，一旦运行就会破坏所有的东西，因此先备份才能以防万一。等将电脑中的病毒清除干净之后，再来对这些备份的文件进行“大清洗”。

利用杀毒软件

做好前面的几个工作之后，就应该关闭电脑，之后再重新启动，用一张干净的DOS启动盘来对系统进行引导。因为中毒之后，系统已经被破坏了一部分关键的文件，会经常性地进行非法操作，因此Windows之下的杀毒软件可能会无法运作，所以应该准备一个DOS下的杀毒软件，以防万一。各类的杀毒软件，在开发的时候都有不同的侧重点，使用的杀毒引擎也不一样，因此交叉使用效果会比较好。

给Email加个“保险箱”

随着网络的普及，工作邮箱的安全性也越来越受到人们的重视。现在有很多专门用来破解邮箱密码的黑客软件，有些简单的邮箱密码，黑客不费吹灰之力就可以破解，即便你的密码设置得相对复杂些，黑客们也照样能够破解，差别只在时间的长短。因此，我们有必要了解一下关于邮箱的安全常识。

现在最为普遍的一种邮箱攻击手段就是“Email炸弹”，这也是职场人士在邮箱网络安全当中最需要注意的地方。还有一种就是不请自来的电子邮件，这些不打招呼的“自来熟”邮件既陌生又可疑。若是我们运行他们发过来的程序，就有可能像上一节中讲的那样，导致整个计算机系统的崩溃。那么，有没有什么办法来预防这些问题的发生呢？别着急，这就要告诉你。

给Email加密

想要保证邮箱本身的安全，首先就是要保证你的邮箱不会被无关紧要的人窃取或者更改密码。尽量不要使用那些容易被破解的密码，比如1234567，或者是在申请邮箱时候使用生日日期、公司名称等作为密码。保证只有邮箱的使用者才可以登录邮箱，确保第一层防护。

不要随便公开自己的邮箱

有很多人可能想不明白，一些病毒邮件和垃圾邮件的制造者，明明就不知道自己的电子邮件地址，怎么可以那么准确地给自己发送邮件呢？事实上，那些垃圾邮件不见得有多么神奇，而是你不经意间将自己的邮箱地址留在了网络上。他们会通过一些专门的应用程序来搜索Email地址，搜索的目标可能是各大门户网站、论坛、社交网络以及其他可以为他们提供足够数据库的地方。因此想要避免被邮件侵略，就要注意在网络上不要轻易将自己的邮箱地址公之于众。

及时向所在的ISP求助

如果你发现自己的邮箱遭到了攻击，或者邮箱内出现了什么可疑的邮件，而你又没有很好的方法来对付他们，这个时候就应该向自己上网的ISP服务商求助。将邮箱的问题对他们描述出来，他们就可以针对你的情况来采取适当的清除电子邮件炸弹的方法。在跟他们求助的时候，最好不要将邮件直接转发到他们的邮箱，因为一方面对方也可能会受到影响，另一方面还可能会拉长等待的时间。

隐藏自己的Email地址

在日常工作中，我们免不了要公布自己的邮箱地址，比如做行政和人事的人员。为了防止别人利用这个机会来窃取信息，可以对自己公布出来的邮箱稍微加工一下，也就是把邮箱地址稍微修饰，让别人可以看得懂自己的地址，而系统却识别不出来。

比如笔者的真实邮箱地址是linling2628@sina.com，若是将这个地址公布出来，可能会收到一些垃圾邮件，甚至受到攻击。对邮箱稍作加工，地址可变为linling2628@xxx.sina.com，之后再将修饰好的邮箱地址公布，并写一个注释，让对方在回复的时候改下地址。这样，那些自动搜索器就搜不到你的真正邮箱地址了。

不要在网络上惹是生非

在网络上，不论是在职业论坛，还是在其他社交网站都不要言辞过于犀利，更别对他人进行人身攻击。否则，一旦对方知道了你的邮箱地址，很有可能会因此而给你发送“邮件炸弹”。此外，也不要在网络上四处粘贴与自己工作相关的网址或广告，或者是向别人发送有可能被对方认为是垃圾邮件的东西。这样做很有可能会引起别人的反感，甚至让对方以“邮件攻击”作为回敬的手段。

使用过滤功能

以上都是些比较被动的方式，而在Email中安装一个过滤器，就会对邮箱起到了比较有效的防范措施。过滤器会在接收任何电子邮件之前，先对发件人的资料进行检查。若是发现有可疑的地方，就会将其进行阻拦，不让邮件进入你的邮箱。但这种做法有时候会误删一些可信任的电子邮件。

邮件轰炸：我得罪谁了？

某天早上迎接你的是什么？是整整上百封电子邮件!在这上百封“垃圾”当中，藏着一封来自重要客户的回函。你是不是也曾经跟我一样头痛，要怎么从大量的垃圾邮件中找出这封重要邮件？我到底得罪谁了，才遭到这样的轰炸？

笔者邮箱里常常是塞满了邮件，但其中有很多都是垃圾邮件。垃圾邮件不但霸占着邮箱的空间，而且一开始也不知道要怎么分辨垃圾邮件和重要邮件，每次都是一封一封地打开，白白浪费很多时间。所以，就开始了跟垃圾邮件的斗争。

刚开始的时候，通常是一边删除垃圾邮件，一边将这些垃圾邮件举报到门户网站中心，试图通过网站来封锁这些垃圾邮件，同时也算给其他邮箱用户做做好事。但不久之后就发现，跟那些垃圾邮件战斗，胜算率很小。举报得越多，收到的垃圾邮件反而越多。后来，尝试在邮件中设置垃圾邮件警告系统，通过邮箱系统来自动识别来信是否是垃圾邮件。这样一来，垃圾邮件明显减少了。

正当在为自己的聪明得意洋洋的时候，有个客户打电话过来问，为什么他给我发送的邮件总是被弹回去？我一听就晕菜了：原来我的邮箱系统在打“坏人”的时候，还冤枉了不少的“好人”。看来，这系统还真是不能随便用。无奈之下，我开了好几个邮箱，将朋友和客户分开，平常尽量不要单独使用某一个邮箱，以免被垃圾邮件的发送者“侦查”到。如此一来，垃圾邮件倒是少了，但开几个邮箱也是麻烦事。后来请教了几位高手，总算是让我摸到窍门了。

只要有邮箱，就会有垃圾邮件。这句话未必完全正确，但垃圾邮件的确像苍蝇一样烦人又讨厌。电子邮件缩短了人与人之间的距离，让工作交流变得迅速便捷，但同时也带来了新的麻烦。你可能每天会收到一堆的电子邮件，处理这些邮件浪费了你大量的时间，但又不知道如何避免。

其实，招惹垃圾邮件是有缘由的。比如你在登陆某些网站的时候需要注册，比如你参加某个活动需要留下自己的联系方式，等等。垃圾邮件又是非常狡猾的，通常它们都会设置专门的软件程序，若是被它们侦查到了你的邮箱地址，就会源源不断地给你发送垃圾邮件。一旦你回复了邮件，它们就会确定你的邮箱地址是有效的，就更让对方明确了“你”这个目标。既然知道了这个道理，强攻不行，那咱就另辟蹊径，跟“恶敌”巧妙周旋。下面就为你提供清除垃圾邮件、预防垃圾邮件的技巧。

建立邮件黑名单

就像上文说的那样，垃圾邮件总是免不了要遇到的。什么是垃圾邮件？每个人都会有自己的判断标准，对我来说，垃圾邮件就是那些对自己没有任何意义、不请自来的邮件。对这些垃圾邮件的第一步处理，自然就是将其放入“垃圾桶”。但删除垃圾邮件并不能解决根本问题，这次删除了，它下次还会来。因此在删除的同时，可以对它进行一些防范措施，比如将它的发件人列入黑名单。

若下次再收到同类的邮件，而垃圾发件人换了，这个时候你就可以回想一下那封信和这封信的相似之处。比如说推销网站的垃圾邮件，通常会在标题上带有网站的名称。因此在设置黑名单的时候，可以将相关的关键词放进去，一旦出现了这个网站名称的邮件，系统就会一律删除。

不要回应陌生邮件

不要对不请自来的电子邮件进行回复，若是你回复它们甚至警告它们，相当于自投罗网，这意味着告诉它们你的邮箱是实际存在的，这只会招来更多的垃圾邮件。因此，即便是邮件上写着“如果您不想要再收到此类邮件，请来信告知”的字样，也绝对不要回复。最佳的方法就是不理不睬，将发件人列入黑名单，“沉默是金”是对待垃圾邮件的基本原则。

不要随便点击链接

不要点击垃圾邮件中的任何链接，有些垃圾邮件的发件者会自动搜集点击者的邮箱信息，当你在点击相关链接的时候也是在告诉对方这个Email地址是存在的。

避免泄露自己的Email地址

不要在网络上到处登记你的邮件地址，最好将工作邮箱和生活邮箱分开，以免工作邮箱被垃圾邮件轰炸。工作伙伴之间留邮箱地址的时候可以稍微变通一下，这样别人一看就知道，又可以避免Email地址被收集软件识别到。

使用反垃圾邮件的专门软件

市场上通常都可以找到这类软件，这类软件会给垃圾邮件制造者回信，告知对方所发送的邮箱地址是无效的，反馈“退回”的信息，以免受垃圾邮件的反复骚扰。

使用邮件管理功能

很多邮箱都有不错的邮件管理功能，你可以通过设置过滤器当中的邮件主题、长度、来源等对来信进行过滤。这种垃圾邮件通常都会有相对统一的关键词，如“促销”“瘦身”等，若你不想再收到这样的邮件，可以试着将这些关键字设为过滤的主题。

谨慎使用“自动回复”功能

如果你的邮箱已经遭到了垃圾邮件的轰炸，最好暂时取消“自动回复”的功能。“自动回复”功能虽然很方便，但如果联系人之间都设置了自动回复，想想后果吧。这个功能要谨慎使用，否则人人都会成为垃圾邮件的发件人。

抄送也是有门道的

小林是北京一家外企公关公司的职员，刚入职不久。每天她都要处理近50封邮件，这让她有些疲于应付。因为原先在私营企业上班的时候，每天只需要口头跟上司汇报自己的工作就可以，而跳槽至今，小林事无巨细都需要通过电子邮件来传达，有时候写一封邮件都需要斟酌很长时间。

如果仅仅是回复邮件，那还好说，关键是在处理抄送、密送的时候很麻烦。“我曾经吃过亏，所以现在发邮件的时候总是三思而后行。”几个月前，有一个客户的项目需要汇报给上司，但因为小林的粗枝大叶，在抄送的时候漏了几个同事，结果被上司叫过去批了一顿：“这个项目是群力合作的项目，相关的同事都需要告知，你记性差也要有个分寸。”

除此之外，抄送的顺序也很有讲究。小林原先不懂个中道理，直到有一天，同事看到了她写的邮件，大声惊呼：“你怎么能在抄送的时候，先放同事的邮箱，再放老总的邮箱？！当然要先抄送老总，这才是对他的尊重！”小林现在不仅学会将自己的邮件抄送给上司，还要有“原则”地抄送给上司的上司以及其他同事。

不了解电子邮件的抄送原则，等于常年顶着一颗“炸弹”工作。关于抄送的种种禁忌和门道，简直可以写成一部“职场潜规则”：该抄送的时候没抄送，虽然可以独享成果，但捅了篓子就没人替你担待；不该抄送的时候什么鸡毛蒜皮的事都抄送，别人会对你的工作效率产生怀疑；抄送给上司和老板的时候，搞不清楚谁是收件人，谁是抄送人，说不准什么时候你就成了办公室的“炮灰”。

“抄送”简直是职场Email当中最有力的炸药。同事之间经常会有抄送的行为，有些时候是为了工作方便，同事甲将一封邮件同时抄送给同事乙和同事丙，这说明彼此之间可能有合作的关系。但如果同事甲将邮件发送给同事乙，却抄送给了同事丙和老板，那这个意味就深远了。

该放收件人还是抄送？

大家都知道收信人地址有三种填写方式：收件人、抄送和密送。可能你会觉得这种事情不值得大费周章，但事实却往往出人意料。有些职场人士完全无视抄送的存在，即便邮件只是针对某一个人的，他们也要将所有该知情的、不该知情的全都塞到收件人里。如此一来，那些收到信件的人就会分不清楚自己究竟该回复还是不回复。

即便是会使用抄送功能的人，也未必都抄送得合适。抄送人，指的是仅仅需要知道这件事的人，不需要对邮件有什么样的回应。当然，如果有好的建议，他也可以回复邮件。收件人，指的是直接和邮件内容相关的当事人，他们需处理邮件中提到的主要问题，是需要对邮件作出回应的人。收件人、抄送人的排列要遵守一定的规则，比如说按照收件人的职位、部门、等级从高到低排列。

收件人的地址，应该是最直接的收信人。而抄送的地址，应该是间接的收信人。抄送人只需要参考邮件，或者是发件人觉得有必要告知他们一声。抄送和密送差不多，区别主要在于，在同一封邮件中，收信人和抄送人看不到密送人。使用密送有很多规则，这点会在接下来的章节中详细谈到。

会议记录要抄送谁？

在开会的时候，免不了要作会议记录，有时候上司还会让下属整理会议记录，发给与会者。很多人有个习惯，就是将上司放到收件人中，而将其他的人全部放在抄送栏里，这是一种错误的做法。收件人一栏，放的应该是那些参加会议的人，只要参加了，他们就应该收到会议记录。而“抄送”一栏，放的应该是那些需要知道会议内容的领导级人物，以及那些因为某些事务而没有参加会议的人。

通知性文件要抄送谁？

发送一些通知性的文件，收件栏里应该放被通知人，之后在抄送栏中放上总经理、老板、行政部门经理之类的人员。把行政经理、总经理和老板一起放在抄送栏中，是因为行政经理有义务将这个信息传达出去。

给其他部门发邮件要抄送谁？

有时候，其他部门会跟我们咨询一些问题，那你在回复的时候收件人自然是别的部门同事或领导。“抄送”一栏里，就有必要放上你的直属上司。这样做有两方面的含义：一个是体现你对上司的尊重，如果对方没有反应的话，就可以视为默认了。若对方不同意，自然会马上回复。二是让上司知道你与别的部门在交流什么，了解你的工作进展。除此之外，在抄送栏中还应该放上对方上司的邮箱，这道理是相通的。

当需要发送邮件给别人的时候，别忘了抄送主管、上司、老板。当然，他们或许没有时间看，但这种“以兹证明”的行动是必不可少的。有时候，这种“抄送”比当面的汇报还管用。

“密送”总是难免的

某企业的人力资源总监，对公司所签约的猎头一直不满意，但自己一个人又无法说服公司总部的高层。无奈之下，在北京的分公司组织了一次会议来讨论相关的整改方案。之后，他将会议的记录密送给了猎头公司的少数几个人，希望对方看到自己公司的意见，改进他们的服务。但半个月之后，这位人力资源总监收到了总部寄回的邮件，居然就是原封不动的这一封。

后来才知道，自己密送的其中一名猎头公司的职员，在收到了邮件之后也向自己的总部求助，他就直接将这封密送的邮件转发给了自己的总部。总部之后又将邮件转发给了人力资源总监所在公司的上海分公司。而上海分公司想借这次机会来打击北京分公司：你看北京分公司的人力资源能力太次了，这么差的猎头公司也请？于是又直接将邮件发送给了总部。总部看到这封邮件，果不其然对北京分公司的用人能力大为怀疑。为了表示总部的态度，这封邮件又回到了这位总监的手里。这一连串的阴差阳错，夹杂着复杂的职场斗争。

密送既迷人又危险，它之所以迷人，是因为它的确很方便，让你可以在收件人不知道的情况下神不知鬼不觉地抄送给别人。有时候别人问你一些比较隐晦的信息，或者你想跟他人说一些不适合公开的话，就可以使用这个功能，但这个功能一不小心就会露馅。

你将别人放到密送里面，当然不想被别人知道你发给了那个密送收件人。但密送收件人有时候不会注意到自己处在地址栏的什么位置，到了节骨眼儿上，一着急就直接答复，这样你的小心机就会付之东流。

密送很多时候是用来设置职场陷阱的，比如：A写了一封邮件给B，但同时密送给了老板。B的回复会被老板看到，但B并不知道老板会看到。如果他回复的邮件内容比较直白，甚至是不太客气，处理公司事务不合理，很容易就会让老板不爽。

尽管很多职场“事故”反推出密送是“罪魁祸首”，在逻辑上有点讲不通，但确实其他联系方式的杀伤效果不会像密送这么大。很少人会将文件复印个几十来份四下发放，电话录音的传播功能也没有那么方便。而电子邮件，只要一个按钮，就可以将你的密送内容轻松转给别人。

在发密送邮件的时候一定要想清楚你所写的内容是否可以在未来的某个时刻被别人阅读到，因为没有人可以保证你所密送的对象不会将这些内容重新密送出去。如果你要密送，最好提前知会一下那个人，说明这个邮件只是针对他一个人的，不要轻易转发。若你不想让别人知道你密送过谁，那么最好的方法就是压根别“送”。

连锁信：转or不转，这是一个问题

前不久，又上演了一场邮件风波，在这次事件当中，“转发”成了加速事态扩大的主角。

相信有不少人都曾经收到过一封名为“网络的力量太强大了”的邮件。这封邮件来自一名企业的女员工任某，她在邮件中痛斥某知名数码产品公司工作的前男友徐某为“现代陈世美”，在邮件中详细地将徐某的种种“令人发指”的行为写了出来。同时，她还公布了对方的公司名称、部门以及自己的电话号码。乍一看，这不过就是一封由感情纠纷引起的泄愤邮件，不过让我注意的并不是邮件的内容，而是在邮件的转发当中“走”过的路径。

我收到这封邮件的时候，它已经在各大企业之间互相转发无数次了，在邮件的转发路径当中，包含了科技行业、金融行业、网络行业、房地产行业等多个领域的企业。在收到的当下，这封邮件还在被不断地转发。慢慢地，这封邮件当中的事件主角已经被忽略，很多邮件的转发回复表示：“比内文更值得一看的是转发的路径，简直太强大了！”

从这个邮件门事件中我们可以清晰地感受到，“转发”已经成为职场八卦推波助澜的关键因素。我询问了身边几位收到这封邮件的同事和朋友，有5位表示自己在收到后立刻就转发了，还有另外2位同事觉得自己看着挺有意思的，但没核实就转发有点“不负责任”。在转发的人当中，有些人转发是觉得好玩，没有什么恶意，有些人觉得转发完全是正常的，不转发才奇怪。“邮件是我们在办公当中最经常使用的工具。我平常不仅靠它传递工作信息，跟客户之间也是靠邮件来交流，看到有意思的资讯也会互相转发。”一个朋友这么说。

邮件转发往往会反映出职场人士的关注重点，除了比较私密的感情邮件之外，职场人士在日常工作中也会转发各类型的邮件。然而，很多人不清楚的是，转发也是要有原则的，不是什么邮件都能转。如果涉及别人的隐私，或者其他的隐晦事件，转发就显得你修养不足了。有些办公一族习惯转发那些职场流言、八卦类邮件，这种轻率的转发行为自然会被同样轻率的邮件打中。

那要怎么看待“转发”这件事？

转发的目的主要有两种：一种是完全没意义的转发，还有一种就是知会，想要让同事或上司通过自己的转发吸收一些你要传达的讯息。在一定程度上，转发相对于直接发送，在约束力上会小很多，转发会让对方产生一种“我可以不用答复”的感觉。若你想要通过转发一些东西来引起别人的重视，自己应该先掂量掂量转发的事情是否足够重要。

邮件的转发，其实应该考虑的是你转发的对象在公司中是什么角色，这也考验你在办公室中对人际关系的敏感度。比如其他同事转发给你的邮件，你是转还是不转，是转发给另外的同事还是转发给上司，这些都需要在不同的环境之下具体判断。当然，比较忌讳的是“滥用转发”。在工作中，大可不必将每封转发邮件都再一次转发出去，转发之前自己先斟酌，这也是体现你判断力和执行力的地方。

比如，你收到了某个同事发来的带有偏见的Email，只要你看过就行了，并且感谢他对你的信任，不要随便转发。更不要在事情闹大了之后，为了证明“这不是我说的”而当着别人的面打开这样的Email。如此一来，你就成为了办公室的“细菌”传播者，失掉了同事之间最起码的信任。

工作邮箱vs私人邮箱

小王最近从私企离职，成功应聘进了国企。刚进单位没多久，人事就要求员工报上她经常使用的电子邮件，以便定期发送关于工资考核、项目通知等信息。小王觉得很奇怪，单位不是应该统一使用企业邮箱吗？怎么还会要求报上自己常用的邮箱？一打听才知道，很多同事基本上都没有使用公司邮箱，工作方面的邮件通常都是通过私人邮箱来收发。随手翻了跟自己交接的前位职员留下的业务伙伴的名片，除了一些跨国公司之外，其他情况也跟自己公司差不多。

但小王坚持要使用公司的邮箱，因为在上一个单位她就亲眼见证了一位同事因为“邮箱”而吃的亏。这位同事当时将公司的机密资料，用电子邮件的方式从公司的局域网工作邮箱，发送到了自己的私人邮箱。从私人邮箱发送给了客户，客户回复也回复到了他的私人邮箱。

这件事后来被公司发现，公司认为，对方在入职之前已经明确签过保密协议，他的这种行为明显违反了公司的规定，也侵犯了公司的商业机密，要求这位同事承担违约金。最后的解决方案，虽然这位同事并没有支付那么大金额的赔偿金，但也被公司开除了。

像小王的同事那样使用私人邮箱来收发工作邮件的不在少数，虽然可能没有造成那么严重的后果，但多少会对职业发展造成一定的影响。就笔者对身边同事、朋友的调查来看，人们用私人邮箱来处理工作上的事务有几个方面的原因：

一是为了保护自己的隐私。企业邮箱通常在企业的内部有专门的网管，网管担负着分配邮箱、监管企业邮箱运作的职责。所以，职员的电子邮件就等同于暴露在公司的窥探之下。“有些时候难免会收到一些私人的邮件，一想到这些邮件会被公司里的人看到，心里就不舒服。但用两个邮箱又太麻烦，还不如工作私人邮件全都用私人邮箱来接发。”一个在外企的朋友这么说。很多人都是因为这个原因而放弃使用公司邮箱。

第二个原因是，企业邮箱未必会给用户提供比私人邮箱要完善的功能和服务。一位朋友告诉我，如果是在公司外面登陆公司邮箱，非常麻烦速度又很慢，发的邮件有时候甚至会丢失，因此她只好使用私人邮箱来处理工作上的事务。

这些理由看似合理，但将工作和私人邮箱混在一起是十分危险的事情。

将工作和私人邮箱分开

身为职场人，第一要务就是将电子邮箱分为业务邮箱和私人邮箱。私人邮箱可以用来跟自己的朋友和家人联系，订阅一些自己比较感兴趣的杂志，或者用在那些需要留下联系方式的私人场合。而工作邮箱，则是用来处理公司的对外业务和对内沟通，这些工作上的事情不要图方便全都用私人邮箱来处理。这样一来，当你需要别人的帮助或者进行工作移交的时候，只要将工作邮箱的账号和密码告诉别人就可以了。

将工作邮箱和私人邮箱分开，可能很多人都会接受并赞同。但如果说要同时使用好几个不同的邮箱来处理工作，大家可能就会有些不以为然了，多个邮箱的确比较方便。

A邮箱，是工作中最常用的邮箱。如果用一套房子来比喻的话，这个邮箱就是自己的卧室，相对来说是比较常进出的地方。可能收到的信件会很多，但也需要很多的时间从中刨出有价值的信息。因为纯粹用于工作，所以收到垃圾邮件的机会相对较少。

B邮箱，可以比作客厅。这个“客厅”欢迎大家来访，虽然来的人未必是自己喜欢的。这个邮箱可以用来作为各大网站注册时需留的邮箱，订阅新闻、杂志，在自己感兴趣的论坛或社区网站中使用。当你在跟某个陌生人联系的时候，首先给对方留的也可以是这个邮箱。这个邮箱收到的邮件不一定是无关紧要的，但不会像A邮箱中的联系人那么紧密。

因为这个邮箱是相对公开的，因此常常会收到一些自己不熟悉的人发来的邮件，有些邮件可能会让你有惊喜出现。总而言之，这个B邮箱的主要作用，就是你对陌生人的联系窗口。

C邮箱，可以比作院子，适合留给那些你并不期望得到答复的场合。在这些场合当中，为了避免日后受到骚扰，但不留邮箱又不礼貌，可以填一个这样的邮箱，甚至填一个子虚乌有的Email地址也可以。你偶尔想起来的时候，登陆进去，略看看标题，如果发现某个标题实在太吸引人了，也可以看看内容。

就以笔者为例，我的A邮箱是接受工作伙伴、同事、上司等人的信件，进行相关的工作交流；B邮箱是对外联系用的，比如洽谈会的客户、一面之缘的同行等；C邮件则是那些申请一些账户的时候必须留下的Email，它是我用来接收垃圾邮件的“大本营”，基本上一个月打开一次就可以了。这些邮箱分门别类来管理，在使用和合作上都十分方便。

自动回复：让对方知道你为什么没回复

“自动回复”在现实的工作当中有很多的用处，比如你因为工作太忙而无法及时回复邮件，比如短期出差、年假旅行或者遇到其他的紧急事件。为了避免对方觉得你没有礼貌一点回音都没有，这个时候就可以使用“自动回复”的功能。

Email自动回复，顾名思义，就是当邮箱用户设置了自动回复之后，有新的邮件到达的时候，用户的邮箱就会自动发出一封回复邮件到对方的邮箱中。通过自动回复，不但可以向对方表达自己已经收到了邮件，还可以在回复邮件中说明自己无法及时回复的理由，让发件人可以心里安心。

自动回复主要在网页邮箱中使用，若是你在网页邮箱中设置了自动回复，那么服务器就会在你收到了一封邮件之后立刻为你发出一封由你定制的邮件。通常电子邮件都会有几种常用的自动回复功能，但没有经过个性化设置的回复大多很单一，一旦开启就会对所有的邮件进行一致的回复，缺乏针对性。

但是有些邮箱可以通过过滤的规则来实现比较“聪明”的自动回复。比如，当你设置“邮件到达时如果主题中包括”一项填上“投稿”，之后在“满足以上条件时执行”一项选择“自动回复”，那么只要对方往你邮箱中发送的邮件包含“投稿”两个字，系统就会开启这个过滤功能，将你设置好的关于“投稿”的自动回复发送到对方的邮箱中。

试试吧，针对邮箱中收到的来信进行个性化的自动回复没那么难。

噢！下定决心搞定邮件分类吧！

邮件分类是邮箱的一项功能，用来帮助邮件的处理。邮件分类之后，就可以有针对性地使用各类邮件，发送群组或单向邮件。在这一节里，我会以集中比较常见的邮箱为例，以创建“同事”文件夹为例，详细说明各个门户网站邮箱的邮件分类方法。

网易邮箱邮件分类法

Step 1

登陆邮箱之后，点击“设置”栏，在“文件夹——文件夹管理”栏中点击“新建文件夹”。接着会出现一个“文件夹添加提示”，在这个窗口当中输入“同事”，点击“确定”，这样就在“我的文件夹”中创建了一个叫做“同事”的文件夹。

Step 2

点击“来信分类”一栏。在名称中填上“同事”，添加邮件中选择“收到邮件时满足一下所有条件”，“发件人地址”从通讯录中选择相应地址，添加规则选择“普通原则”，转移到收件箱的“同事”文件夹中，之后点击确定。

这样一来，当这个邮件地址的同事给你发来邮件的时候，就会自动转移到“同事”的文件夹当中。根据这样的方法接着创建过滤规则，设置其他邮件联系人自动转移到不同的分类文件夹当中。

弄好了以上的设置之后，只要点击“同事”这个文件夹，就可以在当中查看来自同事的邮件，而不用费时费力地在那么多的邮件当中搜寻了。

Gmail邮箱邮件分类法

Step1

登陆gmail邮箱，打开左侧下方的“标签”，点击“修改标签”，看到一个“创建新标签”，输入“同事”并且点击“创建”，这样标签下面就会出现一个“同事”的分类。

Step 2

点击“过滤器”，接着点击“创建新的过滤器”，之后在“发件人”当中输入同事的电子邮件地址。在主题中输入相关内容，包含字词输入相关“关键词”。最后点击“创建过滤器”即可。

按照这种方法，可以再接着创建其他的标签，之后再创建过滤规则，来设置其他邮件联系人的自动转移功能，当收到邮件的时候，自动转移到所创建的标签里。

SOHU邮箱邮件分类法

Step1

在sohu邮箱左边的分类当中点击“文件夹”。

接着在位于页面的“反垃圾过滤功能”中输入“同事”，并且点击“添加新文件夹”。

Step2

在页面左边的分类当中点击“配置”选项”，接着在“过滤功能”的标签下单击“高级过滤设置”，然后在“如果发件人包含”当中输入同事的电子邮件地址，再接着点击移到“同事”。

Step3

按照同样的方法，来设置“标题”的规则，设置其他的邮件联系人，让你在收到邮箱的当下，系统自动转移邮件到“我的同事”这个文件夹当中。

OE邮箱客户端的邮件分类

使用Outlook Express来收发邮件，可以通过设置，让它对接收到的邮件进行自动分类。

Step1

在Outlook Express里，右击“本地文件夹”，之后点击“新建文件夹”，然后在“创建文件夹”当中输入“我的同事”，点击确定。如此一来就创建了一个“我的同事”的分类邮件夹。

Step2

在“工具”这个菜单下，顺序点击“邮件规则”、“邮件”，接着在“新建邮件规则”的窗口当中，将规则条件设置为“若发件人中包含用户”，再接着讲规则操作设置为“移动到制定文件夹”。

Step3

在规则描述的栏目当中，点击“包含用户”，之后在打开的“选择用户”当中输入同事的电子邮件地址，或者直接点击通讯簿中的联系人，点击“确定”。接着电子“指定的”，会看到一个打开的“移动”窗口，勾选“我的同事”，并且点击“确定”返回。

Step4

在“规则名称”的栏目下，给创建的规则取个名字，并且点击“确定”。最后按照顺序点击“立即应用——立即应用——关闭”就可以。这样当你的邮箱接收到邮件的时候，规则当中包含的同事邮件便会自动转存到“我的同事”当中。

分类不但可以实现邮件夹分批管理的功能，还可以将同样一封邮件同时收入多个分类当中。当邮件收入分类中之后，分类的名称就会显示在邮件的列表当中。直接点击列表的分类名称就可以查看该分类之下的所有邮件。若你觉得分类的名称放在列表上影响页面的症结，也可以隐藏分类的标记。总之，分类之后，不管是收邮件还是管理邮件都方便很多，这对懒人来说的确是简单实用的方法。

05别让邮箱的“风火轮”抛锚了

发送邮件之前，先思考一下，这是对自己、对工作负责任的态度，也是一种职场生存的智慧。其实有很多的小细节，都可以让你脱颖而出。只要稍微用点心，或许就会产生奇效。

让别人读得进去你的Email

小李是某企业的业务员并兼总经理助理，她的客户对接方是对方公司的总经理助理小王。整个沟通过程，小李一共就给他打了3次电话，第一次是获得对方的邮箱地址，给他发送相关的项目信息，第二次是在电话里简单跟对方介绍下邮件的内容，第三次就是合同的确认。其他的沟通全都是通过电子邮件来进行的。她究竟跟对方说什么了？让我们分享一下整个沟通的全过程。

第一次Email——

“王先生：

“您好。我是××公司的小李。

“很高兴认识您，感谢您关注我公司的资讯。马上到十一黄金周了，您应该也要放假了吧，可以好好放松一下，提前祝您十一愉快。希望我附件中的信息，可以给您提供一些帮助。”

这是一封再普通不过的问候型邮件。在节假日给客户发邮件问候是非常有必要的。客户不一定会回复，但肯定会记住有人在这个时候给他送上的祝福。这封邮件，小李的确没有收到回信。十天之后，小李又发了第二封邮件。

第二封邮件的内容没什么特别，对方仍然没有回复。又过了一周，小李发了第三封邮件——

“王先生：

“您好。我是××公司的小李，不久前给您发过邮件。我们产品的免费使用期限快到了，不知道您是否有这方面的需求。如果可以，我会向领导申请，为您延长使用时间。盼复，祝您愉快。”

这次对方回信了——

“李女士：

“您好。感谢您长期所提供的信息，但我公司对贵公司的产品需求暂时还不是很大。如有需求，我会及时与您联系，感谢！”

看到这封邮件，很多人往往就会觉得没有必要再继续“纠缠”下去了。但小李仍然没有断了联系，在跟对方表示了遗憾的时候还表示了感谢，并且期待未来有更好的合作机会，也没有立刻停止给对方的免费服务。

过了两周，小王给小李发了邮件，询问关于这个项目的收费情况。一个客户开始关注价格，就是成交的一种信号。小李很快地回复了邮件——

“王先生：

“您好。很高兴收到您的邮件。我们公司主要是按照客户的权限来收费的。一般的用户7000元/年，不过可以透露一些消息给您，我们的正式会员会有相当大的优惠呢。在附件中，有详细的费用说明，希望对您有帮助。如果还有什么问题，可以随时沟通哦。”

这封信用了比较轻松的语气，拉近了与客户的关系，让对方比较容易接受。对方立刻回了信，表示领导让他比较一下价格，希望小李可以在价格上再优惠一些。这封信的到来，显然表示小李的努力已经获得了一定的成果，只不过是在价格方面需要再进一步商谈。价格谈判是一个互相让步进而双赢的过程，小李把握了这一点，给对方回了信——

“在价位这一块儿，我没有那么大的权利。不过您可以告诉我您那边的心理价位，我帮您试探一下我们的主管。趁着主管今天心情好，因为他喜欢的球队赢了，呵呵。”

这是一封趁热打铁的邮件，希望对方可以尽快确定合作的意向。小王那边两个小时之后报了价，之后的一切就顺理成章了。确认合同的时候，小王还半开玩笑地对小李说：“你有没有告诉你们主管，我也是阿根廷球迷。”

这就是小李和客户沟通的全过程。从中不难看出，如果当初小李是以电话的形式来跟对方联系，未必能达到这样的效果。小李就曾经一脸骄傲的表情跟我说：“如果当时我是一次又一次地打电话，他最后肯定会不耐烦直接拒接的。”

任何一种沟通形式都是有局限性的，电子邮件作为信息沟通的一种形式，也要注意扬长避短，发挥优势。虽然电子邮件不能像电话沟通那样具有感染力，可以让对方从你的声音中判断你的情绪和表情，但在表达上却可以更为严谨。掌握邮件沟通的技巧，掌握循序渐进的做事方式，可以在轻松的氛围中谈成单子。

邮件的沟通，其实就是一个双方相互交流的过程。在这个过程中，要注意运用技巧来激发客户的需求，让对方对你产生兴趣。邮件沟通的目的就是可以跟客户拉近距离，改变面对面交流时，因为你的销售身份而给对方造成的心理上的排斥感。

通常来说，客户在跟你达成合作之前，会经历四个心理变化过程：被引起注意—被引发兴趣—摈除心理疑惑—决定开始行动。在这个过程中，循序渐进是最重要的。像案例中的小李，就是通过各种方式，耐心地靠近和试探。尤其是在刚刚接触的时候，不要操之过急，通过一些方式，找寻共同的话题，这样可以引起对方的好感。

拉近彼此距离之后，就要研究对方的相关信息，捕捉那些有价值的，再来作出判断。小李就用“免费试用的期限快到了”来试探对方是否有这方面的需求，之后再说“不过您可以告诉我您那边的心理价位，我帮您试探一下我们的主管”，从而知道对方的价格底线在哪里。

通常此类邮件，客户在前几次是不会有明确回复的。使用电子邮件的好处，就是可以比较自主，因此不要给客户太过急迫的感觉，要充分尊重他们。这里就涉及了一个发件时间和频率的问题，前几次的发件时间要间隔比较长，通常7～10天左右，随着交流的深入，合作意向的明朗化，沟通的次数可以逐渐密集。

用电子邮件来跟客户交流沟通，还需要有良好的心态，要有锲而不舍的精神。即便对方拒绝了你，无法合作也是正常的。这种情况同样要表示感谢，让对方一旦有需要就能想起你。至于沟通的形式，主要根据客户的接受程度，不要过于单一，试着朝着客户喜欢的方式进行。

越级Email不是你想发，想发就能发

Sufy是一家外资企业的销售代表，她在这个行业待了两年，对整个产品的终端销售也算是了解得比较充分了。三个月前，从上海调来了一个新的大区经理，这个经理以前虽然也是做同行业产品销售的，但前公司的产品相对来说比较低端，而在做目前高端产品的时候，经理的营销理念难免会与现公司的实际情况有所冲突，出现执行不良的状况。

当自己的意见和大区经理的意见出现不一致时，Sufy对这个直属上司产生了一些看法。在与平级的同事吃饭时，也会出现一些情绪化的讨论。之后，Sufy和直属上司进一步发生冲突，在头脑发热的情况下，给总部的高层发了封“告状”Email。而总部高层的做法，只是将这封邮件原封不动地传回了大区经理那里。很显然，总部高层的转发直接表明了公司的态度，Sufy毫无意外地很快就被大区经理打发了，回家吃自己的。

当你的意见和直属上司向左，或者得不到直属上司赏识的时候，你是否也曾在心里打过小九九，考虑直接越级和大boss对话？有人在职场待了三个月就对这个暗礁了如指掌；也有人即便待了三年，还是无法停止在职场中不断地“犯二”。自诩比上司强的人很多，认为越级发Email告状不会被发现，还觉得在邮件里能畅所欲言，可比电话沟通强多了。而这一点，对于喜欢发越级Email的“小聪明们”来说可是致命的。

越级Email得罪了谁？

越级Email的发送目的无非就三种：加薪、升职、解决人际冲突。不论越级Email的发送是出于什么样的目的，越级汇报的行为本身就值得商榷。

要解释这个问题，就不得不提到企业中的层级管理。在整个公司“金字塔”状的组织结构中，一般都会有严明的层级，组织里的每一个人都有着明确的位置：你的上级是谁，下级是谁，谁直接对你负责。根据“统一指挥”的规则，一个下级通常都有直属的上级，也就是上级不能越级指挥下级，下级也不能越级汇报情况，否则很容易出现管理混乱的局面。Sufy的做法，很明显就是打破了公司内部的层级管理，不被公司的制度认同。自然，包袱卷卷吃“炒鱿鱼”，也就是意料之中的事儿了。

越级Email可能还会让直属上司措手不及，引起不必要的猜疑。对于工作中出现的问题，直属上司那边可能已经有一套详细的计划。但下属越级Email汇报，就有可能打乱直属上司的工作计划。若对方有意暂缓这个问题，而越级Email就是很不识相地将问题赤裸裸地展现出来。另一方面，上司会认为你越级汇报是“不服从管理”，是不是想要“乘虚而入”证明自己能力超群？这一连串的问号打在他的脑门上，他又怎么会容许这样的下属留在公司呢？

这样一分析，我们不难看出，越级Email很容易会引起一系列不良反应，它的确是不招人待见的职场行为。但如果遇到了跟Sufy一样的情况，需要越级来寻求对策，又要如何化解越级中的危机呢？

顺利走过越级的“红线”

在跟高层发送邮件的时候，切忌“密报”，要在知会了直属上司的情况下，给上级发邮件，同时应抄送给直属上司。切忌在邮件的内容中锋芒毕露，你要让高层了解，虽然你在“越级汇报”，但并非在否定直属上司，邮件中客观委婉地将事情的原委讲清楚，最好将自己的解决方案，作为“大家”的智慧贡献出来。这样一来，既不会得罪直属上司，也能给高层留下一个好印象。事情解决了之后，要继续跟自己的直属上司沟通汇报事情解决的结果。千万不要忽略了邮件的汇报。

除此之外，越级发Email之前，还要考虑你所在企业的企业文化，以及直属上司和大boss的性格和为人。比如在等级制度森严的企业中，越级Email是绝对不可发送的。除非你得到了直属上司的书面委派，否则即便你发越级Email之后解决了相关问题，还有可能会受到处罚。

一种对象，一种写法

给不同的对象发邮件可不是一件容易的事情。让收件人愿意阅读你的邮件，就必须针对不同的对象，采取不同的邮件写作方式。

收件人的基本类别

在邮件的交流过程中，很难判断对方具体的状况，也无法准确推测出对方会有什么样的反映，因此在交流的时候，可以适当地将收件人进行初步分类，在注意基本礼仪的前提上，有针对性地打动不同发件人的心。

谨言慎行的人

他们或许曾经在职场上受过某种挫折或伤害，或许阅历丰富，尤其是对待陌生人一贯信奉“祸从口出”。在这样的人当中，有些的确是很有能力的，那些经历过的挫折和阅历就是他们最好的资本，他们凭借着这样的资本在团队中保持着核心竞争力。

对待这样的人，在邮件中要先对其表示尊敬和肯定。这样的人有时候不一定会表现自己，但却特别希望自己的团队重视自己，尤其是关于工作发展方向方面的意见。想要让他们对你的邮件有所回应，就需要拿出诚恳的态度来。

职场菜鸟

他们在办公室没有太多经验和阅历，对于自己的能力没有很大的自信，在各种主题会议上也没有明确清楚的主见。

对于这样的人，在邮件中不要反复强调事情本身，而是要注重提高他们的信心。一旦他们觉得自己的意见被接受，他们就会把这当成职场中迈出的一大步，并对接下来的工作热情高亢。

自主性强的人

在办公室里，还有一种不经常发言的人，他们既不是职场菜鸟，也不是谨小慎微，而是太过于有主见。他们之所以不经常说话，是因为不屑于跟别人进行交流。比如在一些群体转发的邮件中，他们从来不会回复，因为觉得没有价值。

在跟这样的人发邮件的时候，不要有太多废话。邮件内容要有一定的深意，比如整个项目的发展目标、阶段进展等，要努力让他们在阅读的过程中产生共鸣，调动积极性，参与进来。

有年龄差距的人

一个企业内的员工，年龄段的差别是不可避免的。通常人们都愿意亲近跟自己年龄相仿的人，然后是阅历相似的人，最后才是价值观相近的人。因此，在团队中，若出现一些与别人格格不入的人，可能仅仅是因为年龄的差距。

在给这样的人写邮件时，要注重建立起彼此的信任、共识以及责任感，不要用自己单方面的思维来告诉别人应该怎么做，注意阐述事实本身，慢慢与对方建议信任。

别把自己当成小说家

我有一个朋友Andy，做的是外贸工作。在与客户交往中，Andy经常会炮制一篇长篇大论发给客户，结果却石沉大海、杳无音信。

问及他邮件中的内容，开头便是“此前因种种事务，致彼此合作无甚进展。现予更明晰的说明，望再三斟酌，于周二予吾答复。盼复。”看到这个开头，相信很多人就不会想要继续阅读下去。接下来就是一连串艰涩难懂的文字、不知所云的用词、模棱两可的语句，以及前后不搭的段落，让人在阅读上产生明显的障碍，导致别人没耐心看完他的邮件。我对Andy说：“站在客户的角度想想，对方是不是愿意收到这样一封复杂难懂又拗口的邮件。你发邮件的目的就是为了把客户弄晕？炫耀一下你的文字能力？还是为了跟客户进行最直接的沟通，把话说清楚？”

在职场上，人与人之间原本就存在着心理隔膜，在邮件上使用太过艰深的语句会加剧这种隔膜，给对方的阅读增加难度，甚至会有人觉得你故意卖弄、高高在上、缺乏彼此沟通的诚意。

另外，词汇太过深奥还有可能引起歧义。去年有个西班牙人告诉我，合作公司负责海外联络业务的职员所写的英文信，他压根就看不明白。邮件中使用了大量的深奥词汇，有些词汇在使用英语的国家甚至已经被归为“活化石”一类的词，根本没人使用。这位西班牙人不由感叹：“唉，我真想跟这个公司说，你们的很多贸易机会就是因为这样的邮件失去的。”

Email写作原则

下面的一些指导性原则，可以帮助你在写邮件的时候行文流畅、意思清晰：

尽量不用古文、俚语和难懂的缩写

给别人写邮件的时候，用词造句一定要简单易懂，这一点我在上文已经一再提到。记住我们不是在写文学作品，使用晦涩的文字，产生误解和歧义的代价可能会超乎你的想象。

将否定句换成肯定句

“没有”“不是”之类以及其他带有否定意思的词汇，会在一定程度上给邮件的阅读人造成心理上的疑虑，传达一种消极的信息。比如，“如果没有把握好事情的节奏，会对我们接下来的工作造成不利影响，而且有可能导致合作的失败”。改成肯定的句式之后，就好多了，“如果能把握好事情的节奏，会让我们接下来的工作更顺利，还可以促进我们进一步合作”。商务沟通的目的并不是为了批评和责备对方，真正的目的应该是给对方提供有用的信息，劝说对方采取有益的行动。

将长句变成短句

一位职业规划师曾经这样说：“若你不能一口气将一句话说完，那么你将会失去很多机会。”长句往往会造成视觉上的疲惫，尽量将不断句的长篇大论改成简洁明了的短句，这样才能让对方更愿意阅读你的邮件。

论述要具体易懂

含糊不清的字句会造成句意缺失和词不达意。比如“关于接下来的工作请尽快与我探讨”，若说得更具体一些，效果就会好很多，“请在明天下午三点跟我商谈关于××的工作安排”。

使用破折号、数字、粗体字、项目符号

很多时候，人在忙碌的情况下是没有耐性一字一句地通篇阅读完邮件的。为了让你的收件人更好接收到你所传达的信息，可以使用数字、项目符号等让对方一眼就看到重点。

用最简单的语言来表达自己意思，让对方可以清楚地理解，感受到你的诚意和友好，进而才会产生好感，愿意沟通和合作。

发送前，停顿1分钟

我们身边每天都会发生或大或小的“邮件新闻”，电子邮件在给人方便快捷的同时，也可能因为发邮件时过于匆忙而一不小心让你栽个大跟斗。对于电子邮件，你是不是在写完之后都不留出几秒的时间审查，直接就发送？

很多人比较依赖邮件系统的地址储存功能，结果时不时会将重要邮件误发送给无关的人。若是将一封无关紧要的邮件错发给了别人，那还无伤大雅；但倘若将公司机密、重要讯息错发给竞争对手或者其他人，这种事不论从什么角度上看都是一场灾难。

但凡在职场中取得成功的人士，几乎都有两个共同的特点——善于思考、细心谨慎。自己的工作范畴需要自己去用心实干，不能单方面图快，要时刻清楚，“做得对”永远比“做得快”来得重要。

做任何事情之前，先自己思考一下，这是对自己、对工作负责任的态度，也是一种职场生存智慧。

在发送之前，停顿1分钟

在发送工作邮件之前，一定要采用专业、审慎的态度，停顿1分钟，将邮件内容和邮件地址从头到尾仔细阅读两遍，确保不会出现理解上的瑕疵和发送对象上的错误。为了避免犯错误，还要养成定时整理联系人的习惯，对那些已经邮箱变动或者已经失效的联系人，要及时清理。

改掉急性子，积极思考

一定要改掉手比脑子快的习惯。不管做任何事，一定要提醒自己先思考。这不但可以锻炼你解决问题的能力，还能避免你在冲动当中作出错误的决定，帮助你更全面地了解问题。给自己1分钟，你会发出一封更完美的邮件。

给上司发邮件不能没有分寸

职场上，上司和下属之间的相处分寸究竟应该如何？在上司发火的情况下，下属又该如何应对老板的坏脾气？

在没有做好离开公司的计划时，不要盲目选择过激和莽撞的回应方式。毕竟是自己的上司，在台面上还是要低调一些，先隐忍，再找合适的机会解释一下。尽可能将自己的处境说出来，尤其要让对方知道你的难处，保持顺畅沟通，别让矛盾堆积。或许有些上司的确很苛刻，但理智地说明自己的理由，提出自己的意见，还是会让对方思索的。上司在压力大的时候会情绪失控，最好的处理方式就是以柔克刚。

接下来特别说说发邮件的问题。

很多人觉得发邮件是比较私人的事情，其实不然。邮件怎么发，如何措辞比较合适，是否应该抄送给别人，抄送给哪些人，都是有讲究的。在这里给大家提几点建议：

首先，不要带着情绪来写邮件，原本微不足道的事情，经过情绪的渲染之后可能就会变得复杂起来。

其次，在发送邮件之前一定要再仔细确认一下，看自己的发送对象、措辞、时机等是否适合，确定无误之后再发送。

再次，在发送邮件的时候，最好先发给自己一份，评判一下你收到这封邮件时的感觉。

总而言之，作为职场人士，不管是发邮件还是做其他的事情，一定不要带着情绪，要对自己的工作职责有清晰的了解，尊重他人，也捍卫自己的权利。

有些工作别用Email讲

对小唐来说，他从来没有想过，一封Email就可以将他的工作搞得一团糟。在小唐看来，Email仅仅是一种方便快捷的通讯工具。

一个周五的晚上，小唐照常在公司加班。入职两年以来，小唐凭借着耐心和勤勉培养出了良好的人际关系，在公司中逐步受到领导的器重，领导也曾经多次暗示要在适当的时候提拔他。加班到十点，小唐准备跟总监打个招呼之后就回家。敲了敲虚掩的门，没有人答复，小唐就直接推门进去了。几句清晰的谈话传到了他的耳朵里，抬头一看，面前是一脸惊愕的总监和总经理愠怒的表情。

联想到最近公司的风声，小唐这才明白过来，自己好像是在无意中听到了公司高层不想泄露出去的机密。他连忙道歉，匆匆忙忙地出了门。回到家之后，他反复思量，决定用写Email的方式来跟总监道歉。花了足足三个小时写了一封邮件，在信中他详细地将事情的原委陈述了一番，并且重点强调自己不会乱传话。

让他没想到的是，周一一到公司，他就被总监叫到办公室里了。怒不可遏的总监严厉斥责小唐没有职业操守，随便将公司机密外泄。经过一番了解，小唐才知道，原来那封邮件因为是使用公司内部邮箱发送的，无意间被公司的网管打开。现在，“机密”已经沸沸扬扬地传开了。

电子邮件或许是传播的快捷途径，但有些事情不一定适合邮件说明，最好是面对面沟通。如果做不到，那就通过电话来说明。很多用惯了电子邮件的人常常会出现这样的情况，可以不打电话就尽量不打电话，因为怕别人觉得“烦”，尤其是涉及道歉、辞职、澄清的事情时。然而现实是，这种方式沟通有时候结果会无法想象。

Email如同一个万花筒，横着瞧，竖着看，都是不同风景。同样一封邮件，不同的人就会读出不同的“味道”。有些人会将道歉的邮件读成辩解，有些人会将公事公办的邮件读成公报私仇，还有人将要求解释的邮件读成故意找茬，更有将邮件内容进行“润色补充”后广而告之的。因此，小唐的邮件会带来如此严重的后果，也是意料之中的。

千万不要将小唐的事情当成小概率事件，邮件沟通很容易会让收件人误解发件人的意思。有些内容需要辅助的表达，比如表情、语气、手势。若邮件内容过于机密，又有被人窃取的危险，是极为不适合发邮件来说明的。

如果你在发邮件的时候情绪正激动，那么用这种书面的方式来发泄怒气的后果就更加严重。说出去的话可能会被人慢慢遗忘，但电子邮件却会长久地保存下来的。

毋庸置疑，有些事情确实不适合用Email来传达。实实在在地面对面讨论，要比Email沟通更有人情味，也更能把控局面。

因此，在必要的时候，放弃Email，拿起手中的电话打过去，清楚、明白地来跟对方进行沟通，若连电话都沟通不了，见面吧！让对方充分感受到你的诚意，被你打动！

Email不是八卦大本营！

美国某知名调查公司对职场邮件进行了一次抽样分析。研究人员发现，各个行业的员工平均每天处理的邮件当中，有七成左右都是在聊八卦，职员的职位越低，传发八卦Email的概率就越大。

小刘是一家公司的行政职员，已经工作三年了，很负责也很敬业，但至今职位仍然是原地踏步，这全是因为八卦邮件。

田经理是公司的销售总监，业务能力十分强。某天下午，田经理的妻子来等她下班，小刘刚好去销售部交报表，便悄悄跟同事打听。同事告诉她，这是田经理的妻子。但小刘之前见过田经理的妻子，并不是这一个。同事一脸淡然地说：“跟前妻离婚了呗。”

小刘听到这个消息，就跟打了鸡血一样。回到自己的部门，立刻写了封八卦邮件，将这件事情广而告之。在邮件中她写道：“他这个老婆估计也不是个善茬，田经理离婚没多久就再婚了。你们看她在工作时间过来，估计是全职太太吧。不然哪有时间来这里等老公啊？”于是，公司里的很多人都知道原来田经理已经变成“二手男人”了，还有同事跟田经理开玩笑，说他是“二锅头”了。田经理很是吃惊，自己离婚的事没几个人知道，没想到这么快就曝光了。之后，他查到是小刘发送的八卦邮件，很是恼火，一连几天都铁青着脸。

老总询问原因，关切他是否身体不舒服。田经理就将这件事情告诉了老总：“离婚是我自己的事情，跟工作无关，她有什么资格在公司里广而告之！”老总叹息，承诺好好教训一顿小刘。原本老总是有心提拔小刘的，毕竟她的工作能力摆在那里，而且还算是老员工。但现在看这种情况，估计反对的人也不少。“连自己的嘴都管不住，还能管好下属吗？”

在办公室里，八卦邮件总是可以激起一阵波澜。然而，对别人的八卦兴趣过于浓厚很容易影响到自己的职业发展。人都有好奇心，但好奇心也是需要管理的，否则很容易伤到自己和别人。想要摆脱八卦，最直接的方法就是拒绝接受八卦邮件，在收到了之后即刻删除。

平常在办公室里也要注意自己的言行，不要随便泄露自己的隐私。同事之间的聊天要有分寸，别搬弄是非，揭人疮疤。当八卦邮件主动找上门的时候，坚持“不回复、不评论”，别将别人的八卦当作笑料。

在职场中想要搏个好前途，想要得到提拔和重用，在提高自己工作能力的同时，一定要注意提高自己的职业修养。管好自己的邮箱和嘴巴，才能保证你的职业道路不会突然出现绊脚石。

按下“回复全部”，才发现收件人里有“炸弹”

上个月小韩接了一个项目，对方的负责人是一个特别挑剔的客户。在价钱方面跟对方商议了很长的时间，但一直谈不拢。有整整三周的时间，小韩每天上班的第一件事儿，就是跟对方发邮件，跟踪进展。那段时间，上司盯着，对方也不让步，搞得小韩每天都灰头土脸的。

谁知道有一天，在他们通了几十封邮件之后，小韩的邮箱里突然出现了一封够得上“机密”的邮件。这封邮件中详细记录了项目进展，包括对方公司各级领导的回复意见、他们的价格底线，以及准备用什么方案来应对。这封邮件无疑是天降福利，小韩在替对方捏一把汗的同时，也快乐翻了。掌握了对方的价格底线，之后的工作就很顺利了。项目谈成后，上司对小韩也刮目相看，这一切怕是某个小迷糊的“全部回复”的功劳。

在一长串你re我re的邮件当中，“回复全部”的爆炸程度不容小觑。

那在这件事中，我们能学到什么呢？以下是我的一些想法，可以参考：

第一，一定要记住，当你在给一个以上的人发邮件的时候，你正在建立一种关系。

在群发邮件的时候，应想清楚是单向互动，还是群体讨论。

第二，如果只需要收件人单独知晓某件事，或者你作为收件人对发件人提出异议，一定要记住单独回复给发件人。如果你对发件人的要求做出了总结性的内容，可以使用“回复全部”。

第三，一定要思考之后再回复。试着想一想，如果我们在现实生活中说话不经大脑，很可能会得罪很多人。但不知道为什么，在邮件中人们习惯于即刻回复，虽然这种方式可能会引发一连串不良反应。当你意识到可能会出现这种情况的时候，要么就索性不回复，要么就仔细检查，看有没有诸如“回复全部”的陷阱之后，再给对方回应。

当然了，我并不是说大家在工作邮件当中不能使用“回复全部”，而是让大家要谨慎使用。别小看了一封小小的邮件，越是细致的工作，越能反映出一个人的工作态度。各位职场人士在发送邮件之前，一定要认真将邮件检查到位，才可以避免出现不可挽回的失误。

处理邮件要分轻重缓急

在北京朝阳某猎头公司工作的小陶对于外企的电子邮件文化，可以说是非常了解。他每天都会收发上百封的电子邮件。除了工作Email，还会有五六十封私人邮件。虽然现在已经得心应手，但回想起刚入行的时候，仍是唏嘘不已。

小陶刚入职外企的时候，着实在电子邮件上吃了不少亏。因为数量过多，而不懂得如何去处理，总是被上司和同事抱怨效率太差。“以前太傻了，总想着按照收件前后顺序去看邮件，处理一封是一封。殊不知这些邮件也分重要和不重要的，往往是在不重要的邮件上耽误了很长时间，反而错过了处理重要邮件的时机。现在明白，这么多封电子邮件当然不可能每一封都去看，我的时间和精力都有限。收发电子邮件，我只有六个字的原则——分清轻重缓急。”

处理事情不分轻重缓急，在职场上是大忌讳。时间紧的情况下，邮件中的个别重要事项就会被遗忘。其结果就是一天拖一天，待处理事项越堆越高。

处理邮件一定要有一双“势利眼”，重要的邮件先处理，次要的邮件后处理，这样才能大大提高处理效率，在职场上得到更好的发展。

现在请你回想一下，你在处理邮件的时候是否经常出现如下的情况？

①邮件阅读得越多，越觉得自己手边的事情，怎么做都做不完？

②你是不是觉得所有的邮件都是“一样重要”？

③你是不是非要先看完所有的邮件，才开始动手工作？

④你的上司是不是经常因为你的进度缓慢而为你调整工作计划？

如果以上问题，你的答案都是肯定的话，那就要提高警惕了，说不定你已经因为处理邮件的不分轻重缓急而成为别人眼里的“头痛人物”了。

你的邮件之所以会处理不完，通常是你过于“贪心”的缘故，不妨换个角度，转个弯儿试试看。

要做个处理邮件有重点的人，不妨从如下三个步骤做起：

将当天的工作任务写下来

工作的计划性，主要体现在你对时间的规划上。首先需要你明确当天的工作任务，如果可以将自己的工作内容清楚地写出来，那么在处理邮件的时候就会很明晰，那些与当天工作有关的，优先处理。这样可以让工作更有条理，也可以在很大程度上提高工作效率。

制定工作顺序表

凡事预则立，不预则废，若你能在每天开始工作之前，给自己制定一个工作顺序表，在一定时间内完成某项工作，并且在尽职尽责的同时顾及工作效率，那么就可以更好地掌握自己的时间。制定一个工作计划，仅仅十分钟就可以给你一整天节省数小时。你可以根据自己一天的工作目标，将需要做的工作按重要程度进行排序，并将其记录在一张纸上。养成这个习惯，可以让你做的每一件事，都朝你的目标更近一步。

严格按照邮件的轻重缓急去工作

很多成功的职场人士都是按照工作的紧急程度来确定处理邮件的顺序的，他们优先解决对于现在来说最为紧急的事情。当然，除了紧急程度还有重要程度。有些人常常会因为太过在乎紧急的事情，而忽略了重要的事情。因此，在处理邮件中提到的工作内容之前，一定要先判断哪些是重要的事情，衡量紧急和重要之间的关系，再去处理。

利用系统来处理邮件

一些邮箱有一项功能——设置优先收件箱，系统会根据邮箱用户每日的操作习惯，对一些重要的邮件进行匹配，并且进行相应的标注，将这些邮件放在优先收件箱中，方便邮箱用户第一时间处理。

如果你觉得自己对每天收到的大量邮件无力招架，可以适当地使用优先收件箱来帮助自己节省时间。它有一定的标准，比如哪些人最经常向你发送电子邮件、哪些人最经常与你聊天，以及你最近打开的电子邮件、最经常出现的关键字等。然后将这些邮件用星标标记出来以与其他邮件区别。

若是优先邮箱误将某封不重要的电子邮件标记为“重要”，或者没有标记那些重要的邮件，你可以纠正它，以便日后作出更准确的判断。优先收件箱会不断了解哪些邮件对你来说是重要的，并且会根据你提供的信息不断更正标准，在某方面来说是个不错的好帮手。当然，再好的系统也不能完全依赖，只能作为判断的参考依据。

Email写得好不好，升迁大不同

27岁的小许在现在这家建筑企业的财务部已经工作三年了。前段时间部门主管离职了，整个部门就剩下她一个资历最深的，其他的都刚来不久。主管的位置一直空缺着，小许犹豫着是否要在新员工入职之前，找经理好好谈一谈升职的事情。经理时常不在单位，部门的工作过去都是由主管直接安排，小许以前只顾着埋头做事，跟经理的熟识程度也只不过是点头之交。因此，一想到要跟自己不熟悉的经理要求升职的事情，小许心里就直冒冷汗，怕经理对自己不够了解，又觉得自己这样贸然要求会有些突兀。

最后，还是选择电子邮件的方法来沟通。在邮件里，小许详细说明了自己这三年来的努力和成果，并且对经理描述了自己未来在公司的职业发展目标。在总结自己的升职资本时，小许归纳为“好学进取”这几个字。这封邮件发出去不久，人事部就下了升职通知，小许成功晋升为部门主管。

在职场上打拼的人，奋斗目标无非两种：升职、加薪，但这两者人们总是不好意思开口。你需要冷静地思考，精确地衡量，制定出适合自己的升职计划。

在升职方面，记住一点：不要直接找老板，否则很有可能“不成功反成仁”了。电子邮件是一种不错的申请方式，但在申请之前，要先衡量一下自己各方面的因素，评判自己是否具备企业需要的“价值”。当所有的条件都具备了之后，才可以付诸行动。当然，最好是在申请之前，先做出一些“拿得出手”的成绩。

在升职邮件的书写上面，建议职场人士可以从如下几个方面入手。

跟你的老板站在同一阵线

在升职邮件的书写中，你要让你的老板知道，给你一个升职的机会，对他来说是百利而无一害的。要注意的是，在叙述的态度上要不卑不亢，在保持起码的尊敬下，提出升职的要求。当然，要在过程中询问：我是否存在着进步空间？我的工作能力是否已经成熟？是否有更适合我的职位？

恰如其分地提出升职要求

若想要实现升职的目的，在邮件内容上就必须对自己有一个合适的评价。在叙述中，你所提出的要求必须是清晰的，并且要直入主题。在这个过程中，要以积极的态度面对这些，讲出你的想法，说出你想晋阶的愿望。文字明确，但方式婉转。千万不要在邮件里写你的心酸“奋斗史”，企图以煽情的方式来感动你的老板。

当对方对你的陈述表现出不快时，也无须退却，仍然可以坚持自己的想法：“非常感谢您能听我把话说完，我知道这样的要求可能有些冒昧，但我还是坚持提出升职的申请，希望您能考虑一下。”总之，这次谈话要起到标向性的作用，至少要让对方知道你是严肃认真的，这样才能为进一步的沟通留出余地，千万不要将请求升职弄成威胁式谈判。

让老板知道你在做什么

老板不可能每时每刻都关注你在做什么，因此，若是你能定期向他汇报工作，那么他会觉得你是一个有责任感的人。光知道埋头工作不行，还需要技巧性地让别人知道你在工作。可以将你平常的工作邮件、阶段性总结文字、曾经完成过的项目等列出来，只有出色的成果才是能力的最佳证明，也可以把平时的工作记录、阶段性总结等列出来。这样一来，在升职邮件的书写中就会比较顺理成章。精确地概括自己的工作成果，尽量做到坦率而自然，这会让老板对你的观感提升一个层次。

别用“不升职就辞职”来要挟老板

人总是习惯性地认为自己很厉害，想着“此处不留爷，自有留爷处”，但在升职邮件中，绝对不要透露出这样的信息（即使你已经有了下家，决定不升职就跳槽）。因为那样老板即使勉强让你升职了，你的“威胁”所带来的“余韵”也有可能让他随时找人来替代你。除非你已经强大到让老板离不开你，否则不要轻易地写出“你不给我升职，我就走”之类的话。

求职Email也有“潜”规则

现如今只要抬抬手指，随便上网搜寻一下，就可以找到成千上万个关于求职Email的写作技巧，而林林总总的范本求职邮件，更是应有尽有，让人目不暇接。即便有那么多的“前车”可以借鉴，有那么多人分享自己写作求职邮件的经验教训，依然有人困惑得很：为什么我发了那么多简历，就是没有一封回信？我应征的职位也不高，怎么就没有HR（人力资源）给我打电话呢？哪怕连一个面试的机会都没有。

没错，在求职邮件里面，邮件内容很重要，但这绝对不是重点，重点是你是否抓住了HR对求职邮件的关注要素。在企业的招聘中，通常不一定会青睐最优秀的人，但往往会选择最合适的人。如果到现在你还在抱怨“大环境不好，工作难找，企业不识宝”，那你还不如好好琢磨琢磨自己在第一关的时候是否做得合格。可能你又要说了：“我怎么知道HR注意什么样的时机，喜欢收到什么样的求职邮件呢？”别着急，我这不是准备向你一一道来了嘛。

正文：匹配职位是关键

笔者曾经也在单位兼任过一段时间的HR，招聘邮箱每天都会收到上百封求职邮件。但经常是打开邮件一看，里面“纤尘不染”，只在标题上写了“应聘××职位”，之后就是附件里的简历了。十封之内大概有六封都是如此，让人看起来头大无比。

好不容易看到几个正文里有写字的邮件，仔细看却让人哭笑不得：“麻烦您审阅，并且尽快给予回复”“您好，因为我很着急找工作，因此希望可以尽快得到您的回复”……

试想一下啊，若你收到一封情书，本来挺高兴的，结果一翻开来，上面就写着一句话：“因为我着急找对象，所以希望你做我的男（女）朋友”，之后再附上一份自我介绍，我猜你也会无语吧。简而言之，就是“你也太没诚意了吧！”我都没感受到你的诚意，为什么要把机会留给你呢？

要知道，你的邮件正文要让HR感觉到你跟这个职位有一定的匹配程度，你和这份工作是合得来的，至少有“进一步发展”的空间。求职邮件正文的撰写技巧多如牛毛，不过你只要掌握最简单的两个原则就无敌于天下了，一个是简练，还有一个是朴实。不用把自己的能力描述得天花乱坠，但一定要围绕招聘的具体要求来有选择性地展开阐述。

现在教大家怎么写简历的书不计其数，其实有一个最简单的窍门，就是对照着用人单位的招聘条件来写邮件。很多求职者都不顾及这一点，专门挑自己愿意想让人知道的点去写，啰啰嗦嗦一大串，就是没说到HR的心头上。人家要的是什么样的人，不就是招聘要求上的那几点吗？

主题：语言简练，突出优势

写完了正文，就要取一个鲜明的主题名了。HR每天看到的都是千篇一律的“应聘”字眼，难免会疲劳。想让HR第一眼就对你的邮件“一见钟情”，最好是在邮件的主题上做点儿文章，把自己的应聘优势突出出来。比如你要应聘的图书公司的发行人员，对方要求最好是有大型图书公司的发行经验，而你刚好做过，那么在主题上就可以写上“具有三年发行经验的发行专员”。

当然，这种邮件往往是私人的邮箱才能发送出这样的主题。若直接通过招聘网站系统发送，那么对方所收到的也只能是统一的格式。所以建议你，若你十分中意对方的公司，不妨用自己的邮箱来发送简历。若是用招聘网站的系统来发求职邮件，建议你在填写资料的时候，在“姓名栏”中加上十分简短的优势描述。因为有字数的限制，因此要以简练、突出为要点。

选择一个好的发送时机是一门学问

经过一番精心的准备，你已经完成了求职简历的撰写和优化，正可谓是“万事俱备，只欠发送”。Ok，马上发送过去吧？等一下！高效率不等于好时机。大多数公司的人力资源邮箱中，通常堆积了很多封求职邮件，少则几十封，多则上百封，甚至上千封。作为普通的一封求职邮件，若是随便出手，很容易被淹没掉，结果可想而知。

到底要在什么时候“出手”呢？我们先来考虑考虑HR收邮件的情况。

我们知道，通常使用网页来收取邮件的时候，会按照时间的顺序将最近的邮件排列在前面。若是你可以保证HR在查看邮件的当下，自己的求职邮件被排列在最前面，那么你的邮件就可能脱颖而出。那么HR会在什么样的时间收发邮件呢？在一天之内，会收发邮件的时间通常在早上8：00—9：30，这一般是开始工作的时间；中午13：00—14：30，这是中午开始工作的时间；在下班之前，也就是17：30—18：30，也是通常收发邮件的时间。在这三个时间段里，发邮件最好的时机是早上，因为通常早上HR会有足够的时间来处理邮件，这时候他的工作情绪也是最佳的。其次是中午的时间，下班之前虽然HR会查看邮箱，但处理的几率就相对减少了很多。

这样一来，你就可以推断，通常一周之内最佳的时间就是在周一早上8：30之前发送你的求职邮件到目标公司，或者是在长假期之后的第一个工作日早上8：30将邮件发出。在这之前，最好将你的邮件草稿准备充分，直接点击发送就可以了。

附件：Yes or No

在发送求职简历的时候，很多人都喜欢在简历里添加附件，或者索性就以附件的形式发送，以求能够在附件内添砖加瓦，让自己的简历穿上一件华丽的外衣，吸引HR的眼球。这种想法本身无可非议，但你需要考虑的是，有些HR的邮箱会设置附件限制。若是对方设置了这个限制，而你的邮件中又刚好有附件，那么就抱歉了，他们可能连你的邮件都收不到。因此，一般情况下，建议可以直接将自己的简历内容粘贴在邮件的正文上，尽可能地提升自己的求职机会。

要提醒你的是，千万不要将自己的简历，仅仅作为附件发送出去。这么做的结果，往往给自己的求职成功率打了个很大的折扣。HR会收到大量的应聘邮件，邮箱里面满满都是简历，这对他来说是一次耐心的考验。当他好不容易在众多的邮件中抽中你，发现居然还要打开或下载附件才能看到你的信息，可想而知他会有多窝火了。要知道，打开附件是一个漫长的过程，很有可能在这个过程里，HR就把自己的耐心用完，把鼠标移动到“删除”了。当所有人都在往花里胡哨中发展的时候，不妨换个思维，简单即美。

当然了，凡事都会有例外。若是你在查看招聘内容的时候，对方已经明确说明可以用附件的方式来投递简历，你就可以充分发挥你的想象力，将自己的简历用最具创意的方式，做成各式样的文档。实际的操作当中，我建议大家采用“两手抓，两手都要硬”的办法——先将没有附件的简历发送出去，再发送有附件的简历。给HR提供多种选择，是最佳的解决方案。

求职邮件一定要发给HR专员吗？

通过求职网站，获得求职信息，进而将简历发给HR，是比较正统的求职流程，也就是走“正门儿”。不同的公司，在走这个正门儿的时候可能会有一些差别，但基本上是先经过邮件的筛选、一面（笔试）、二面（技术试）、终面（薪酬），最后办理入职手续。

那么，还有别的选择吗？当然有。第一选择就是将你的求职邮件直接发送给部门负责人，第二个选择是直接发送给更上级的负责人。这种方式的发送，其实是比较有效的，可以尽可能简化你的面试过程，增加求职成功的机会。

可能你又要问了，我怎么知道部门负责人的联系方式呢？当然首先是要了解你所中意的职位归属于公司的哪个部门。若是你有朋友在你的目标公司内，可以打听到联系方式，那自然是最方便的。如果没有，也可以通过网络进行搜索。在该公司的官网上，再结合一些名片类的网站，可以找到公司不同部门负责人的联系邮箱。古人都可以毛遂自荐，我们未必要等着伯乐来识别你这匹千里马。至少可以主动出现，让伯乐看见你，这才有被认出的可能。

其实有很多的小细节，都可以让你在众多的求职简历中脱颖而出。只要稍微用点心，或许就会产生奇效也说不定噢。

06挖掘“邮坑”里的宝藏

关于邮箱的应用不仅仅是你平常能想得到的功能，我们可以充分发挥邮箱的作用，来为自己的日常工作服务。此外，除了日常的收发交流，还有一个最关键的作用，就是用来营销。

工作日记：我每天都做了什么？

很多职场上的人总是不喜欢写工作日记，觉得自己每天都在做同样的事情，没有多少新鲜有趣的素材可以写。有些公司会要求职员定期向上级发送工作日报，职工就会将这种事想成是领导对自己的监控，一旦写不好就会有一些的把柄落在领导手里。

其实每天的工作日记对职场人来说是非常重要的。工作日记是对自己一天工作的梳理，并不完全是为领导而写的。只有写了工作日记，才能够了解到自己一天工作的实际情况，才可以通过文字的方式理性看待自己的工作方法和工作进展，才可以从中找到自己的不足，以便弥补加强。

除此之外，写工作日记，也是对上级进行汇报总结的一种有效方式。通过邮件的交流，可以让上司明确自己目前正在进行的工作情况，了解自己遇到的困难，利于上司对下属的协调和帮助。每日定期的工作汇报，可以保留工作的具体内容，方便日后的查询与追踪，让你从不必要的“麻烦”中脱身。

工作日记还可以反映一个人的职场成长图，每天点点滴滴的工作记录汇聚起来，就是你一路而来的成长图。通过阅读一个人的工作汇报，可以充分了解一个人的能力与性格。只有做好工作汇报，当你在离开单位的时候，才能收获一份沉甸甸的职场记录。

再者，好记性不如烂笔头，有了每日的工作汇报，就可以将自己已经完成的工作一一列举，不会漏掉某些重要的事务。同时，你也可以根据邮件中记录的事项，有条不紊地开展自己的工作，从而让工作更加有成效。

既然每天的邮件工作汇报这么重要，那么职场人究竟应该如何撰写自己的工作日记邮件呢？

工作日记组成部分

工作日记必须包括日期、今日所做的工作以及今日遇到的问题。

工作日记中记录的问题，应按照轻重缓急来排列处理的先后排序，并且给出针对问题的解决方案，或者是跟领导征询解决意见。

当然，工作日记还应有对明日工作内容的计划。

这就组成了一份清晰明了的工作汇报Email。这样的汇报Email既可以体现你目前的工作状态，又可以恰如其分地跟上司传递与交流你在工作上的努力与遇到的困难。

工作日记注意事项

第一，职场人应坚持写作工作日记，即便不发送给领导，留在自己的邮箱也是一个很好的习惯。

第二，写工作汇报邮件不要流于形式，不要将其当成一个不得不完成的任务，一定要有实际的内容。比如有些销售人员每天的工作汇报内容就是“见客户”、“搞促销活动”等，这很明显就是流于形式。真正的工作汇报是要具体、明确的，比如，去××公司见××客户，对客户的意见进行总结，对产品的更新建议，客户期待的价格底线……这样的工作日志才是真正有意义的工作汇报。

第三，将工作汇报当成自己的记事本和经验交流的平台。每日在工作上的所思、所想、所感、所做的事情随时记录在工作日记当中，并且与其他同事交流分享，共同成长。这样，不但自己的个人素质得到了提升，整个团队的水平也会得到不断提升。

当你将写工作汇报邮件当成一种良好的习惯，并且坚持下去，那么你的综合能力就会得到不断强化，在工作上的收获也会越来越多。

网络硬盘：不用担心邮箱容量

随着现代职场工作节奏越来越快，很多人要将工作带回家去做，经常使用的文档资料就需要在公司和家里都准备一份，如果用U盘来拷来拷去非常麻烦，使用网络硬盘就要方便很多。但是有些门户网站上的网络硬盘，在储存上不是很稳定，还可能会有泄露公司资料的危险。而将资料放在Email硬盘中，就可以既稳定又安全了。

现在很多邮件的网站都有提供相关的网络硬盘功能，只要登录网页WebMail（基于万维网的电子邮件服务），就可以轻松地使用邮件硬盘，就能保存自己私密的文件夹，也能够跟公司内部分享文件夹，让职场人士随时随地都可以提取工作文件。

以QQ邮箱为例，我们来谈一下如何让邮箱成为我们的网络硬盘。在邮箱刚刚兴起的时候，大部分的网页邮箱所提供的存储容量最大只有10M。这个容量在当时听起来不小，但事实是，10M的空间随便就会被装满，尤其是在邮件当中包含MP3、PDF等文件的时候。这样的小容量就意味着你需要经常删除自己的邮件。只能是将文件下载到自己的电脑上，来释放邮箱的内存。现在就不一样了，超大的邮箱空间，让邮件成为我们最佳的便携式网络硬盘。

网络上什么样的网络硬盘都有，什么rayfile、纳米盘、Fs2you、抽屉网等……不过这些网络硬盘都有一些共同的缺点：第一，有严格的容量限制；第二，必须在线登陆之后才可以上传或者管理文件，有些甚至需要下载安装专门的上传工具；第三，别人会通过搜索，查看到你网络硬盘中的一些资料。今天我就给大家介绍一种由两种邮箱配合使用产生的网络硬盘。QQ邮箱和163闪电邮。怎么使用呢？

首先你需要运行一个叫做“Netease-flashmail-setup”的软件。第一次运行这个软件的时候，它会自动提醒你对它进行邮箱的配置。也就是将你163的邮箱地址跟密码添加进去。配置好你的个人163邮箱之后，可以选定电脑当中的某个文件，直接点击右键，之后在弹出来的写邮件窗口当中输入自己的邮箱地址，将它作为附件发送到自己的指定邮箱。这个指定邮箱建议是QQ邮箱，也可以是由QQ邮箱管理的其他的邮箱。这样一来，就可以直接将电脑中需要上传的文件直接发送到QQ邮箱里面。

为什么要推荐使用QQ邮箱呢？首先因为它使用的人比较多，只要是QQ用户的一般都会有QQ邮箱。其次，就是它有着很强的附件管理功能。进入QQ邮箱后，点击左边栏目上的“附件夹”，就可以进入QQ邮箱的附件管理页面。在这里你可以看到自己接收到的各种各样的附件，并且有着较好的分类管理功能。再次你可以根据发件人、发件日期、文件类型或者是已读未读的原则来查看这些附件。

通常来说，上传的附件都是通过163闪电邮来发送的，只要点击相应的邮箱账号，就可以查看你自己发送过来的附件了。若是一般的文档，还可以直接打开预览，十分简单方便。

用这种方式有几个好处，跟大家分享一下。

第一，它是完全个人化的，因为所有附件都储存在自己的邮箱当中，其他人是搜索不到的。有些不方便让其他人看到的私人文件可以放在这里。如果想要将这些文件跟别人分享，直接进行邮件的转发就可以了。

第二，QQ邮箱是可以进行容量扩充的，只要你使用的次数多，腾讯就可以根据你的需要来进行邮箱容量的扩大。目前我自己已经有8G的邮件硬盘空间了。

第三，在163闪电邮的配合之下，要将电脑当中的文件发送到QQ网络硬盘，只需要点击邮件就可以了，完全不需要专门去登陆网页。在接收的方面，只要开着QQ就可以打开QQ邮箱，除非你自己设置了单独的邮箱密码。这样可以很大地节省你的时间。

我这个方法，结合了“把邮箱变成网络硬盘”软件以及传统的网络硬盘两方面的优势，不仅可以让你将自己的邮箱当成网络硬盘来使用，而且可以尽可能地满足你的大容量的要求。怎么样，不错吧!快去试试吧。

另类的时尚：玩转邮箱新应用

一提到电子邮箱，你脑子里浮现的是什么？使用花里胡哨的信纸来发送邮件？设置邮件的自动回复功能？每天都不断地和垃圾邮件战斗？然而事实上，关于邮件的应用不仅仅是这些你平常能想得到的功能。就像是这一节的标题一样，我们可以把握另类的时尚趋势，充分发挥邮箱的新应用，来为自己的日常工作服务，如邮件协助、远程控制、私人秘书等。神奇吧!接下来我跟大家一一介绍这些新应用的使用过程。

菜鸟的福音——远程协助

大家都知道，联网情况下的远程协助是一种非常实用的写作方式。但是对于很多只会使用电脑基本功能的电脑技术盲来说，总是会遇到这样那样的难题。在QQ上找别人来解决问题？但是有些企业未必可以上QQ。还有一个更简单的方法，就是使用WindowsXP系统自带的“远程协助”功能；这种方法很简单，只不过很容易被人忘记。

具体怎么做？

比如你的电脑遇到问题了，需要及时获得别人的帮助。可以先在自己的电脑上开启“帮助和支持”（在“开始”菜单中单击就可以）。之后在“请求帮助”标签中点击“远程协助”。按照提示页面的操作，进入如下页面。在电子邮件一栏中输入对方的邮件地址，再点击“邀请”此人，链接上。之后还会有输入邮件内容的提示，确定过期的时间和协助密码等。当对方收到你的这封邮件，并且点击其中的相应链接之后，你们就可以开始桌面共享和远程控制了。

小贴士

如果你非常紧急地需要得到帮助，最好是在完成上述的操作之后，给对方打个电话，让对方立刻接收这个电脑协助邮件。因为这种远程协助需要双方都在电脑前，并且这样的协助邮件是有时间限制的，过期之后就连接不上了。

理智的朋友——防止你失控的邮件应用

Gmail有一个MailGoggles的功能，主要是用来防止邮箱用户在喝高了、失去理智或者神智不清的情况下，寄出不该寄的邮件。这个有意思的功能，主要是通过让用户在不到一分钟的时间内，正确回答出五个简单的数学问题，才可以发送邮件。用户可以在邮箱中设置开启这个功能，也可以设置开启的时间和关闭的时间。这些问题很简单，包括像是“58+21=？”“41×3=？”这类小学程度的数学问题。

这些问题本身不难，但目的是在让用户在发送邮件之前，三思而行。要求用户在一分钟之内回答对五道数学题，如果对方很快答对，表示寄件人现在头脑是清醒的。这种方式对于那些一时冲动，就发送一封不该发送的邮件的人是很有帮助的。微软的Outlook邮箱也有类似的功能，只要是收件人还没有阅读邮件，寄件人在工具栏中开启“邮件回收”的功能，寄出去的邮件就可以自动回收。

自动服务机——远程关机

在邮件的新应用中，还有一种叫做“Gmail Romote Command”的软件，可以实现远程关机的功能。用它可以发送特定的指令到邮箱，来达到控制电脑的目的。目前这种功能在Gmail上比较完善。

我们先来看看这个软件的基本使用方法。这个软件的使用方法很简单。先打开“Settings”标签，可以看到上方用来设置邮件标题格式的“Subject Tag”栏，单击输入框，将其改成别的标志。其中“Subject Shutdown”就是关机的命令，“WindowsXP”栏就是指定运行的程序路径。在已经做了相应的修改之后，再切换到“Login”标签，输入Gmail的邮箱账号，登陆之后等待电脑收到指令就可以。

这种功能有时会为你省去不少麻烦。比如说你下班回家了，才想起今天临时拜访客户，单位的电脑没关。就可以利用这款软件来实现远程关机。当然，前提条件是公司的电脑已经安装了这个软件，并且设定了自动接收邮件的功能。在家里登陆邮箱之后，新建一封邮件，在“收件栏”中填写你的Gmail邮箱地址，在“主题”栏中输入“Shutdown”并点击发送。这样一来，当你公司的电脑自动接收到这封邮件之后，很快就会根据指令来进行关机了。

免费的网络——远程下载

“在工作时间禁止聊QQ”“不要利用公司的网络下载东西”……很多上班族应该都对公司这样的制度规范苦恼不已。公司不能用？那就用家里的好啦!利用快车软件中一个叫做“FlashCheck”的扩展程序，只要发送一封邮件，就可以轻松地利用公司的电脑，来控制家里的电脑，实现资源的下载了。

先在家里安装好“FlashCheck”，再从状态栏的右键菜单当中选择“个人喜好设置”。在这里需要先设置好邮箱的账号信息，可以同时添加多个接收的账号。接着在“其他选项”当中设置自动接收时间的间隔，指定的邮件接收程序等。想要让家里的电脑可以自动实现邮件接收，就一定要设置这一项。

在公司的电脑上写一封新邮件，在邮件的主题栏中输入“%FlashGet%-dlURL-pswPassword”，比如你要下载的地址是（23.43.125.98/movie/8.rmvb）的视频，那么就在主题栏中输入“%FlashGet%-dl23.43.125.98/movie/8.rmvb”的指令；当你家里电脑中安装的软件自动检测到这个邮件之后，就会开启快车软件开始下载。当然，首先应该在软件中做好必要的设置，比如在下载之后自动关机，添加任务之后自动下载，等等。

小贴士

这个软件不但可以实现这种远程的下载控制，它同时支持多个邮箱账号，也可以作为一种邮件自动接收程序来使用。

语音新功能——电子邮件收发短信

电子邮件可以用来收发短信，你知道吗？这项新功能可以让电子邮箱的用户将短信转发到任何一个邮箱地址，回复这些短信的时候就跟回复邮件一样简单。在这方面比较突出的，就是谷歌语音。尽管谷歌语音是一个需要邀请才可以使用的服务，但是谷歌正在对越来越多的邮箱用户开放这项服务。

国际长途话费不便宜，只要使用抄录好的语音邮件，就可以将其免费发送到你的电子邮箱当中去，你可以方便地对着电话录音（类似于手机中的微信功能），而且收发短信也无需费用。这种方式可以在不方便使用手机的情况下使用。

私人秘书——网易新应用

很多企业都使用网易邮箱作为企业邮箱。它最近也推出了一个任务表的新功能。在开通了这个功能之后，你的邮箱左侧会增加一个任务表的栏目，编辑任务表就可以将你想要做，还没做的事情记录在上，等到了时间，它会自动提醒你完成这些事。

在我们的日常工作和生活当中，没有计划是很难有序地做事的。只有计划好了，才能最大程度地提高我们做事的效率。随手对自己的工作计划进行记录，随时查看自己工作内容的完成情况，可以让我们的工作井井有条。而网易中的邮箱任务表功能，就为我们提供了一个这样的私人秘书。

利用电子邮箱任务表的功能，就可以快速设置自己的工作任务表。以网易邮箱为例，首先登陆邮箱，然后进入“邮箱实验室”。在实验室的功能表中你找到任务表，点击“立即体验”就可以马上开通这个功能。

接下来我们可以在邮箱的右下角看到任务表的栏目，在文本框当中直接输入工作任务的名称之后，就可以开始添加工作任务了。在任务添加之后，点击“编辑详情”，就可以对添加的任务进行个性化的设置。其中包括任务需要完成的限制时间和任务的相关备注。你可以根据自己的实际情况来进行任务的添加。添加好之后，点击“保存”，就完成了“个人秘书”式的任务添加。

点击任务表下面的“操作”，还能够对工作任务进行细节上的设置。包括工作任务的上移、下移、子任务的设置，以及将任务通过邮件来发送等功能。

设置好了任务表之后，就等同于你有了一个“私人秘书”，时刻会提醒你每天需要做一些什么。你就不用担心因为自己工作太多，而不知道该在什么时候完成什么工作。用这个任务表的功能，可以让记性再差的人也能够井井有条地按照工作计划来做事。

以上就是几种另类时尚的邮箱新应用。还有更多的功能，有待大家去亲身体验。虽然大多数人天天都在使用电子邮件，但是真正用到邮箱其他功能的人还真不多。马上去体验一下电子邮件不一样的新玩法，好用的话就跟其他的同事一起分享吧。

Email内有乾坤——资料宝库

电子邮箱最大的好处就是可以对长久以来积累的信息进行快速查找，通过任何一台智能手机或者电脑都可以找得到想要的资料。但很多人都忽略了它的这项功能，这从很大程度上来说是对邮箱功能的浪费。职场人士应该意识到，Email可以做的事情很多，通过一系列的设置，它可以成为我们的资料宝库，可以更好地实现对邮件的有序组织。

电子邮箱中通常都会有标签，从某种意义上来说，标签就跟文件夹的用处差不多。在电子邮箱中创建标签，然后通过手动或者自动的方式，将这些标签应用于每封邮件，有了标签，就可以给邮件分类了，从而缩小了查找的范围。

电子邮件作为资料宝库，最特别的地方在于，一封邮件并不是只能存放在一个标签中，可以同时给邮件添加多个标签。这个功能可以让我们在存储电子邮件的时候，增加很大的能动性。

将电子邮箱中的标签进行不同的组合，也可以帮助我们排出查看邮件的先后顺序，决定哪些邮件应该立刻看，哪些邮件可以稍后看。若是邮件没有自动添加标签，不论是在查找的时候还是在查看的时候，都会比较麻烦。

在创建标签的过程中，如果想让标签更醒目，可以给标签设定颜色，以便让目标邮件可以脱颖而出。这样一来，一打开邮件，所有重要的信息就立刻出现在眼前。当然，不要同时设定太多的标签颜色，那会大大弱化了标签颜色这项功能的作用。

低成本推销：让“上帝”喜欢你的邮件营销

Email除了日常工作的收发交流，还有一个最关键的作用，就是用来营销。Email的营销是十分专业化的，既非传统的营销方式在Email上的延续，也不是简单的Email信息发送，更不是会让别人放入垃圾箱里的垃圾邮件。说到邮件营销，很多人首先就会想到邮件的群发，觉得只要将自己的产品作一个简单的介绍，再起一个吸引人的标题，比如“免费试用”“打折优惠”等，就可以算得上是营销了。如果是这样想，那你就太低估邮件营销了。

稍微对电子邮件有所了解的就会知道，营销邮件基本上都会被收件人丢进垃圾箱，甚至是直接被过滤掉。对一般人来说，想要发送一封不被拒绝的营销邮件，不是一件容易的事。

很多营销人员不知道如何利用邮件的优势来进行营销，即便是拥有成千上万用户的注册信息，也不懂得如何发挥作用。经常是将商业广告强行发送给客户，没有考虑到收件人的感受，这种邮件营销当然不会收到很好的效果。

营销邮件是宣传自己的产品或者服务，引起别人的注意，激发别人的兴趣，增强别人的欲望，从而促进他们行动起来，作出购买行为。从某种意义上来说，营销邮件其实就是广告，但它要比一般的广告更有针对性，因为促销邮件的收件人是跟你所要宣传的产品或者服务有联系的人，而不是随便谁看到就行。

邮件营销跟其他的营销方式都有一个共同的特点，就是要了解产品的用户群体，并且对产品特性有一个深入的了解。在了解了产品用途和特性之后，就可以开始琢磨邮件营销的内容了。当你跟发件人联系，给他们发送有用的信息，符合他们的兴趣点，他们就会以“购买”来回报你。接下来，笔者就抛砖引玉，来跟大家分享一下写作营销邮件的相关要点。

开头：抓人眼球

写营销邮件，首先得要让人愿意打开你的电子邮件。每天面对汹涌而至的Email，大多数人都会选择删除那些不感兴趣的东西。因此，若是你的邮件主题无法吸引收件人，那么所有的努力都会白费的。因此，在主题的撰写上，一定要仔细斟酌。

个性化主题的邮件，就像是在人群中大声地喊出某人的名字，可以起到明显的吸引注意力的作用。在主题栏中使用收件人的名字是一种办法，但这种方法比较普遍，你还可以在主题栏中增加其他的细节性东西，比如收件人所在的城市，以提升个性化的程度。比如：“×××，想在周末离开北京喧闹的市区吗？”

想要得到回应，最关键的因素就是给收件人提供他们刚好需要的产品。在发邮件之前，可以通过调查达到这个目的，在邮件标题中提供这样的产品信息，创建让收件人感兴趣的话题，来引起他们的注意。

主题：简短易懂

试着查看你收件箱中的主题栏，首先吸引你的是那些长篇大论的主题，还是简短的主题？简短的邮件标题比那些长邮件标题的打开率和点击率都高。因此，你不用在主题中详细说明邮件的内容，只要给收件人提供足够的吸引信息，让他愿意打开那封邮件就可以。将你可以提供的优势、报价或者其他重要的信息放在邮件主题中，这样即便对方不愿意打开邮件，也能很快接收到那些关键信息，并在无意间记住。

格式：简洁朴素

如果你是给自己的朋友发电子邮件，你会起一个这样的主题吗？“免费的西餐和红酒，现在对你发出诚挚的邀请。”不太可能，没错吧？那为什么在给客户发营销邮件的时候就非要搞这一套呢？如果你的邮件主题看起来像是来自亲人、朋友、同事或者生意伙伴，那么邮件就更有机会被收件人打开。如果你的邮件标题一看就很官方，表达着推销的意思，那么你发出的邮件的有效性就很可能降低为零。因此，要避免使用过于程式化的营销语言，这些语言反而会增加你的邮件被拉入垃圾箱的几率，并会引起收件人的警觉和反感。

寻找吸引收件人兴趣的角度

除了以上几点之外，想让收件人打开你的营销邮件，还需要更多的技巧。以下是一些比较管用的方法，可以帮助你写出更好的邮件主题。

以当前的新闻热点作为切入。人们总是对最新的热点有了解的欲望，尤其是正处于风潮上的时候，提供一个关于这个热点的相关信息，相信对方会很感兴趣。

让对方产生好奇心理。提醒收件人他可能会错过什么，或者说是他忽略了哪些重要的信息，让对方发挥想象力。比如，可以这样起标题：“×××，你也犯过这样的错误吗？”

营造紧迫的感觉。通过在主题中突出数量或者时间，比如“只剩下三天时间了，还不抓紧”，来营造出紧迫。

保证主题跟正文相关

没有人想要被当成傻瓜，无论怎么写营销邮件的主题，都要保证邮件主题跟实际提供的信息是密切相关的。如果你的邮件主题中有这样的内容：“为你提供10种网购省钱的方法”，在正文中你就要保证有提到相关的内容。否则只会让收件人觉得自己上当受骗了，下次看到你发送的邮件就会直接拉入垃圾邮件。

Table of Contents

目录

序

01不想用好Email的职员，不是好“司机”

关于Email，你所不知道的秘辛

把Email当作最好的“省时”工具

Email是终极大杀器

Email是最好的“呈堂证供”

你的专业形象，全靠Email

你知道自己的Email是什么“罩杯”吗？

02Boss不教你，Email也要有礼

打招呼是人际关系的第一步

“亲”来“亲”去，不是好习惯

滥用表情符号，亲密变轻佻

不要假设“对方一定知道”

不要在我面前说英文，OK？

及时回复是给对方最好的尊重

03不争馒头争创意，格式定要牢牢记

标题：给你的Email画龙点睛

写正文之前的“六连环”

结尾不只“问候”这一招

签名档越详尽越好

写作最有效的Email

Email看得雾煞煞，主要问题出在哪？

说好的附件呢？

常用Email收发软件速成班

写好商务Email，让客户变朋友

04做好邮箱“码头”的进出管制

建立垃圾邮件“防火墙”

给Email加个“保险箱”

邮件轰炸：我得罪谁了？

抄送也是有门道的

“密送”总是难免的

连锁信：转or不转，这是一个问题

工作邮箱vs私人邮箱

自动回复：让对方知道你为什么没回复

05别让邮箱的“风火轮”抛锚了

让别人读得进去你的Email

越级Email不是你想发，想发就能发

一种对象，一种写法

别把自己当成小说家

发送前，停顿1分钟

给上司发邮件不能没有分寸

有些工作别用Email讲

Email不是八卦大本营！

按下“回复全部”，才发现收件人里有“炸弹”

处理邮件要分轻重缓急

Email写得好不好，升迁大不同

求职Email也有“潜”规则

06挖掘“邮坑”里的宝藏

工作日记：我每天都做了什么？

Email内有乾坤——资料宝库

低成本推销：让“上帝”喜欢你的邮件营销